Uitval door ziekte is vrijwel nooit te voorspellen. Juist daarom blijft dit een lastig onderdeel van de planning. Een zieke collega betekent namelijk meer druk op de teams en een extra uitdaging voor de planner. De eerste stap in het ziekteproces is de correcte verwerking van een ziekmelding. Het klinkt simpel, maar toch gaat dit in de praktijk lang niet altijd goed.
In deze blog geeft Marleen Mulder, planner bij ThuiszorgPlanners, een aantal knelpunten en tips voor het ziekteproces binnen het plansysteem Nedap Ons.
Via de leidinggevende
Als planner krijg jij in principe nooit als eerste de ziekmelding te horen. De ziekmelding komt vaak bij de leidinggevende, de wijkverpleegkundige of bij de manager binnen. Echter is dit voor jou als planner ook zeer belangrijke informatie. Maar het doorgeven vanuit de ontvangende partij gebeurt niet altijd goed of snel genoeg. Marleen: “Soms heeft de eerste ontvanger de ziekmelding al verwerkt in het systeem. Dat kan fijn zijn, maar dan moet het wel correct gebeuren.”
Verwerking binnen het plansysteem
De verwerking van een ziekmelding kan namelijk op verschillende manieren binnen Nedap Ons. Bij de vorige opdrachten van Marleen was de regel: voor de eerste twee weken van de ziekte worden de geplande werkuren omgezet in ziekte-uren. Is direct bekend dat het gaat om langdurige ziekte? Dat wordt de medewerker op volledig ziek gezet, vanaf nu tot datum onbekend. Het plansysteem haalt dan automatisch alle geplande diensten van deze medewerker uit de planning.
Handhaving
Het lastigste van het verwerken van de ziekmelding is het correct handhaven van het beleid. Want als de verwerkingen door elkaar worden gehaald, dan kan dat consequenties hebben voor de fiattering, wat weer leidt tot discussie tussen medewerker en management. Toch is het handhaven van een eenduidig beleid enorm lastig, aangezien het voor meerdere partijen administratief mogelijk is om zich ermee te bemoeien.
Takenpakket van de planner
Ben je benieuwd wat nog meer hoort bij jouw takenpakket als planner, zeker wat betreft het ziekteproces van medewerkers op de lange termijn? Lees dan hier verder.
