Kenniscentrum

De afsluiting van het planjaar: 4 to do’s

Het einde van 2021 komt in zicht. Dat brengt een hoop taken voor jou als planner met zich mee. Denk aan het roosteren van de plusuren en een gesprek met het management over het afgelopen en het komende jaar. Heb je al je taken op je to-do lijstje afgevinkt, zodat je met een gerust hart bij het kerstdiner kan aansluiten?  

In het 33e webinar zette Jim Heemskerk, senior planner bij ThuiszorgPlanners, de 4 belangrijkste eindejaarstaken voor jou als planner op een rij.  

1. Sturen op de uren

Min-uren
Allereerst de min-uren. Volgens de cao moeten de min-uren die een medewerker aan het einde van het jaar heeft, worden kwijtgescholden. Wel moeten beide partijen voldoende inspanning hebben geleverd om deze uren weg te werken. Is dit niet het geval? Dan blijven de uren (voorlopig) staan.

Plus-uren
De plus-uren zorgen vaak voor hoofdpijn bij een planner. Een kleine geruststelling: je kan er nu weinig meer aan doen. Wel kan je deze uren voor volgend jaar wegzetten. Mede door corona ontstaan er stuwmeren aan plus-uren, omdat er meer gewerkt wordt. Daarnaast is het moeilijk om mensen nu vakantie te geven.

Tip: Maak samen met de medewerker een plan voor volgend jaar. Is het bijvoorbeeld mogelijk om de medewerker begin 2022 iedere week een dag minder te laten werken om zo van de plusuren af te komen?

Vakantie-uren
Als laatste de vakantie-uren. Officieel moeten deze aan het einde van het jaar op zijn, maar dit gebeurt in de praktijk weinig. Medewerkers mogen doorgaans twee weken meenemen naar het nieuwe jaar. Deze moeten dan in de eerste drie maanden van het nieuwe jaar worden opgenomen. Laat medewerkers dit gelijk al plannen, zodat je dit ook af kan vinken.

2. Gesprek met het management

Omgaan met corona, uitval van medewerkers en een groot personeelstekort. Een zeer beknopte samenvatting van 2021. Hoe zijn we hier als organisatie mee om gegaan? Wat zijn de verwachtingen voor volgend jaar? Wat zijn onze doelstellingen als de corona blijft?

Het zijn vragen die centraal staan tijdens het gesprek met het management aan het einde van het jaar. Wat hebben we geleerd en wat kan er in de toekomst beter?

Vergeet bovendien de begroting niet. Hoeveel ruimte heb je als planner in 2022? Wat zijn de marges? En hoeveel medewerkers die niet in loondienst zijn, mag je inzetten tijdens de zomerperiode?

Gesprek management

3. Plannen voor volgend jaar

Om je zo goed mogelijk voor te bereiden op 2022 is het handig om alvast een voorspelling te maken. Dit kan bijvoorbeeld met een bruto-netto-berekening. Tips en tricks over hoe je verder vooruit kan kijken en kan anticiperen op wat komen gaat kan je terugzien in dit webinar.

Nadat je een inschatting hebt gemaakt, is het aanrader om dit gelijk uit te zetten. Breng de externe partijen alvast op de hoogte van de hoeveelheid vakantiekrachten die je voor de zomer nodig hebt. Dit is niet alleen goed voor de portemonnee van de organisatie, maar komt ook de zorg ten goede. Zo krijg je straks niet vijf verschillende zzp’ers op één route.

Weten hoe dit in Nedap in zijn werk gaat? Kijk dan hier het webinar over de afsluiting van het planjaar terug.

4. De komende feestdagen

Eind december is in veel opzichten anders dan andere maanden. De bezoeken van en naar familie betekent dat de zorg met zeker een derde gereduceerd wordt tijdens de feestdagen. Inventariseer dit vooraf bij de cliënten. Stuur een brief met de vraag wie er wel en niet zorg wil ontvangen tijdens de feestdagen. Vooral in de thuiszorg is dit van belang, het voorkomt dat de medewerkers voor een dichte deur komen te staan.

Samenwerking, communicatie en expertise

In het kort draait het volgens Jim om samenwerking, communicatie en expertise. Doe het samen en houd goed contact met zowel het management als met cliënten. Zo weet iedereen wat er van elkaar verwacht wordt. En dat leidt uiteindelijk tot de beste zorg!

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum