De informatiestroom tussen planners en het management

Competenties

In je rol als planner ben je een essentiële schakel in het faciliteren van gestroomlijnde communicatie en het garanderen van tijdige gegevensuitwisseling tussen jou en de leidinggevenden. Helaas bestaat er soms nog een scheiding tussen planners en management, waarbij iedereen zich concentreert op hun eigen taken. Het is echter essentieel dat deze partijen samenwerken en elkaar aanvullen.

Tijdens het 57ᵉ ThuiszorgPlanners webinar hebben we dieper ingezoomd op de belangrijke aspecten van het verkrijgen en verstrekken van informatie als planner, en laten we zien hoe je deze informatie efficiënt kunt beheren. Liever het webinar terugkijken? Vraag dan hier de terugkijklink aan.

Wat maakt een goede informatieoverdracht?

Als planner is het belangrijk om te weten hoe je informatie op een effectieve manier kunt presenteren aan het management. Hier volgen enkele tips:

1. Wees beknopt en duidelijk

Managers hebben vaak weinig tijd en willen snel begrijpen waar het over gaat. Zorg ervoor dat je informatie beknopt en duidelijk is, zodat je manager snel de essentie begrijpt.

2. Gebruik visuele hulpmiddelen

Grafieken, tabellen en diagrammen kunnen helpen om complexe informatie gemakkelijker te begrijpen. Maak gebruik van deze visuele hulpmiddelen om je informatie te ondersteunen en te verduidelijken.

3. Focus op de belangrijkste punten

Managers willen weten wat de essentie is en wat er moet gebeuren. Focus in je informatievoorziening op de belangrijkste punten en maak duidelijk welke acties nodig zijn.

4. Wees proactief

Als planner is het belangrijk om proactief te zijn en je manager van informatie te voorzien voordat hij of zij erom vraagt. Dit voorkomt problemen en zorgt ervoor dat je manager goed geïnformeerd is.

5. Wees bereid om vragen te beantwoorden

Managers kunnen vragen hebben over de informatie die je presenteert. Wees bereid om deze vragen te beantwoorden en zorg ervoor dat je de informatie hebt om je antwoorden te onderbouwen.

De verantwoordelijkheden op een rij

Planners en het management hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat andere partijen binnen de organisatie weten naar wie ze moeten gaan met hun vragen.

Planners zijn verantwoordelijk voor:

Het opstellen van basisroosters
Adhoc planningen
Het beheren van contracten van medewerkers
De vakantieplanning

Managers zijn verantwoordelijk voor:

Financiële verantwoordelijkheid
Formatiebeheer
Leidinggeven aan medewerkers
Eindverantwoordelijk voor vakantieplanning

Let op! Het verschil tussen het maken van de vakantieplanning en de eindverantwoordelijkheid ervoor is dat de planner de planning aanlevert en fungeert als communicatiepunt. Er kunnen soms vervelende situaties ontstaan, waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de manager ligt. 

Welke informatie heeft een planner nodig?

Als planner heb je verschillende informatie nodig om je werk goed te kunnen uitvoeren, zowel in de intramurale als extramurale zorg. Het is belangrijk dat je deze informatie op tijd ontvangt, dus maak hier goede afspraken over.

Intramuraal:

Bedbezetting
Ziekmeldingen
Verzuimafspraken
Afspraken met het managementteam (MT)

Extramuraal:

Begrotingsafspraken
Ziekmeldingen
Verzuimafspraken
Afspraken met het managementteam (MT)

Welke informatie heeft het management nodig?

Ook het management heeft bepaalde informatie nodig van jou als planner, bijvoorbeeld om problemen te voorkomen of tijdig in te spelen op kansen. Denk bijvoorbeeld aan:

Signalen uit het team
Tekorten
Overzicht van verlofaanvragen

Met wie werk je nog meer samen?

Planners en het management zijn niet de enige partijen in dit verhaal. Om een goede communicatiestroom te behouden, heb je ook andere partijen nodig, denk bijvoorbeeld aan: