Is jouw planbord soms erg vol en daardoor onoverzichtelijk? Een werkbaar planbord is een must voor alle zorgplanners. Maar hoe richt je je planbord zo in dat deze begrijpelijk en geordend is? In het 47e ThuiszorgPlanners webinar heeft Jim Heemskerk allerlei tips gegeven om je planbord zo overzichtelijk mogelijk te houden.
Hieronder geven we je een aantal belangrijke aandachtspunten.
Voordat je begint met de inrichting van het planbord is het belangrijk om alle betrokken neuzen dezelfde kant op te hebben staan. De neuzen die we hiermee bedoelen, wordt in de thuiszorg aangeduid als ‘de driehoek’. Om aan de cliëntvraag te voldoen moeten afspraken over het rooster overeenkomen bij zowel de wijkverpleegkundige, de planner en de verwerking in het systeem Nedap Ons. Heeft de wijkverpleegkundige een ander idee over bijvoorbeeld de aanvraag van verlof dan de planner? Dan is het gevolg dat het plansysteem niet meer correct functioneert.
Werken met vaste routes zorgt voor overzicht. En dan met name de routes van vijf uur. Waarom? Uit de zorg cao blijkt dat een medewerker maximaal twaalf uur per dag mag werken. Door je routes niet te lang te maken, zit je safe. Ook met een dubbele dienst blijf je zo onder de grens van twaalf uur. Een dubbele dienst is niet het meest ideale scenario voor een medewerker, maar zeker bij grote contracten van meer dan 28 uur zijn deze soms wel nodig om aan de uren te komen.
Het blijft een puzzel om een route zo productief mogelijk maken. In grote steden is het mogelijk om een redelijke productiviteit te halen met behulp van postcodegebieden. Laat de basis van deze routes dan ook staan in je planbord. Hoewel je absoluut het sociale aspect niet uit het oog mag verliezen, kan je niet altijd de voorkeurstijden van cliënten hanteren. Er is een groot tekort aan personeel en je wilt zoveel mogelijk cliënten helpen. Daarom zet je productiviteit voorop.
Een bijzonder tip van Jim: zet in een stedelijk gebied je vervoersmiddel op ‘fiets’. Nu zal je denken: niet iedere medewerker reist toch met de fiets? Dat klopt, maar het vervoermiddel fiets staat op 15 km/u ingesteld. Qua reistijden in de stad is dit een mooi gemiddelde, ook voor de auto. Denk bijvoorbeeld aan files en drukte op de route. In een landelijk gebied is dit anders en ligt de gemiddelde snelheid zo’n 15 á 20 km/u hoger. In deze gevallen is het slimmer om het vervoersmiddel op ‘auto’ te zetten.
Jim raadt daarnaast aan om eerst de lagere niveaus in te plannen. De medewerkers met een hoger niveau kunnen ook op andere plekken in het zorgproces worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan het vervullen van kantoortaken of het evalueren van de zorg.
Hoe je deze deskundigheid, tips en tricks omzet in het planprogramma Nedap Ons legt Jim uit in het webinar. Ben je benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Vraag dan hier de terugkijklink aan van het webinar ‘Hoe richt je je planbord in?’.