Kenniscentrum

Hoe een capaciteitsplanning inzicht brengt in jouw team

Een succesvolle capaciteitsplanning geeft inzicht in de verhouding tussen de benodigde uren en de beschikbare uren. Het is hét middel om jouw financiële steentje als planner bij te  dragen. Kan er personeel worden afgeschaald of is de bezetting goed in evenwicht? Jim Heemskerk, consultant en senior planner in de zorg, maakte in een webinar duidelijk wat het nut is van een capaciteitsplanning.

Wat is een capaciteitsplanning precies?

Met een capaciteitsberekening kijk je naar de afstemming tussen werkaanbod en personeel op de middellange termijn. Je kijkt een half jaar tot 1,5 jaar vooruit en maakt een voorspelling van de toekomst. Het gaat daarbij enerzijds om het werk dat gedaan moet worden en anderzijds om de medewerkers die de organisatie daarvoor kan inzetten.

Je stelt jezelf de vraag: hoe kan je je personeel zo inzetten dat de beschikbare capaciteit optimaal is afgestemd op de zorgvraag?

Welke voordelen haal je eruit?

Met een capaciteitsberekening kan je sturen op uren. Daarmee bereik je voordelen voor zowel de medewerker, de cliënt als de organisatie:

  • de cliënt krijgt de aandacht en zorg waar hij recht op heeft;
  • de medewerker krijgt een evenwichtig rooster;
  • de organisatie krijgt de juiste hoeveelheid personeel ter beschikking tegen minimale kosten.

Kortom: starten met capaciteitsplanning levert voordelen voor zowel de medewerkers, de cliënt als de organisatie.

Wanneer maak je een capaciteitsberekening?

Het maken van een capaciteitsberekening biedt in veel gevallen voordeel voor de organisatie. Welke situaties zijn een aanleiding om te starten met het maken van een capaciteitsberekening?

Denk aan:

  • De vakantieplanning die maar lastig rondkomt
  • Dagen waarop iedereen tegelijk vrij wil
  • Een (te) hoge werkdruk voor medewerkers
  • Flexbureau die de openstaande diensten niet kan vullen

Een capaciteitsberekening biedt in veel gevallen ondersteuning en inzicht voor een betere afstemming tussen vraag en aanbod van de zorg. Het geeft de mogelijkheid om in een vroegtijdig stadium te anticiperen op de personeelsinzet. Dat creëert op zijn tijd meer rust en duidelijkheid voor de medewerkers.

Voorkom kritiek achteraf

Regelmatig krijg je als planner te horen: ‘Je hebt teveel ingezet.’ Dit is makkelijk praten. Een knelpunt op de werkvloer is dat je als planner vaak als laatste op de hoogte wordt gebracht van de laatste ontwikkelingen. Zolang je er niet van op de hoogte bent, kan je er ook niets mee doen.

planner-kritiek-achteraf

Maak jezelf belangrijk

Zorg daarom dat je nieuwe informatie zo spoedig mogelijk weet. Bijvoorbeeld door een wekelijks overleg met de manager over de bezetting, maar ook over het financiële plaatje. Is de formatie die we nu inzetten goed of moet er verandering in komen? Zet jezelf centraal en zorg ervoor dat je als eerste op de hoogte wordt gebracht van aanpassingen.

Artikel geschreven door
Auteurnaam
Gerelateerd
Kenniscentrum