Wat komt er allemaal kijken bij het takenpakket van een kindplanner? Na acht jaar in de kinderopvang gewerkt te hebben in verschillende functies heeft Esther Anninga hier veel over te vertellen. In het afgelopen webinar neemt Esther je mee in de rol als kindplanner. Ze legt stap voor stap uit hoe het proces verloopt vanaf de inschrijving tot aan de uiteindelijke beëindiging van een contract. De belangrijkste onderdelen uit het webinar lees je in dit artikel.
Een kindplanner: het visitekaartje van de kinderopvang
Het eerste contact van een ouder met een kinderopvangorganisatie gaat vaak via de kindplanner. Dit verschilt per organisatie. Nemen de ouders contact met jou op? Dan ben je als kindplanner het visitekaartje van de kinderopvangorganisatie. Voor een ouder is het vaak heel spannend en lastig om een opvang te vinden die past bij hun wensen én werksituatie. Als kindplanner is het jouw taak om de ouders hier zo goed mogelijk in te begeleiden.
Hierbij mag je het organisatiebelang niet uit het oog verliezen. Zo kan niet ieder kindje op de populaire dagen naar de opvang. Het is daarom aan jou om ook de andere dagen gevuld te krijgen. Op deze manier deel je de groepen zo optimaal mogelijk in.
Het inschrijfproces van de kinderopvang
De meeste inschrijvingen komen telefonisch of via de website binnen. De inschrijving vermeldt de persoonsgegevens van de ouders en het kindje, de voorkeursdagen voor de opvang en om welke locatie het gaat. Vervolgens is het aan jou als kindplanner om een bevestiging te sturen dat het kindje op de wachtlijst staat. Ook vertel je dat de organisatie contact op zal nemen ruim voor de startdatum. De mogelijkheden worden tijdens dat gesprek doorgenomen.
Als kindplanner beheer je de wachtlijsten
De ingeschreven kinderen komen op de wachtlijst terecht en krijgen daarmee verschillende prioriteiten. Heeft een kindje al een broer of zus op de opvang? Dan heeft hij of zij voorrang op de nieuwe kinderen. Kinderen van personeel krijgen ook voorrang.
Jouw werk als kindplanner: plaatsing en planning
In het plansysteem kun je zien hoeveel kinderen je maximaal mag plaatsen op een groep. Bij het plaatsen moet je rekening houden met de wet- en regelgeving. Zo moeten er bij baby’s meer pedagogisch medewerkers op de groep staan dan bij kinderen van 1 jaar. Het bezettingspercentage wil je uiteindelijk het liefst op minimaal 90% hebben.
Het aanbod van de kinderopvangorganisatie
Heeft jouw organisatie een plekje vrij? Dan is het jouw taak als kindplanner om dit telefonisch én per mail te melden aan de ouders. Hierbij deel je ook de tarieven en productsoorten. Bij productsoorten kan je denken aan 52 weken opvang of enkel opvang tijdens de schoolweken.
Regel als kindplanner het contract en de definitieve plaatsing
Ook het opstellen van het contract valt onder jouw takenpakket als kindplanner. Belangrijk is om de persoonsgegevens, het aantal uren en de tarieven goed te controleren. Ook de incasso en de toeslagen moet je checken in het contract.
Zodra de ouders het contract ondertekend retour hebben gestuurd, maak je het contract definitief. Hierna voer je het in het systeem in.
Als kindplanner beëindiging je contracten
Er zijn verschillende redenen waarom een contract beëindigd wordt. Een kindje kan de maximale leeftijd hebben bereikt. Of het contract kan ook om een andere reden worden opgezegd.
Als ouders de opvang stopzetten, moeten ze dat schriftelijk regelen. De opzegtermijn is meestal één maand. Hierdoor komt er weer een plekje vrij voor het volgende kindje op de wachtlijst.
