Het veelgebruikte softwareprogramma Nedap ONS kent allerlei handigheden die je goed kunt gebruiken bij het maken van een WMO-planning. In een webinar heeft Jim Heemskerk, senior planner en consultant in de zorg, uitleg gegeven over een aantal handige functies van Nedap. De belangrijkste tips en tricks hebben we voor je op een rijtje gezet.
Een gemiddelde WMO-planning van een fulltime-planner heeft rond de 500 klanten met 100 medewerkers. Dat moet je natuurlijk wel aankunnen als planner. Daarom een aantal handige tips & tricks bij het maken van een effectieve WMO-planning.
Beschikbaarheid
Als een nieuwe medewerker het team komt versterken, dan krijg je vaak alle informatie over die medewerker keurig doorgestuurd per mail. De beschikbaarheid kun je vervolgens gemakkelijk in het systeem zetten. Open het medewerker-venster en gebruik het menu onder de ‘Beschikbaarheid’ tab. Met de shift-toets kun je meerdere dagen van de week selecteren.
Vul ook vaste vrije dagen in als niet beschikbaar. Tip: voeg de opmerking “Roostervrije dag” toe. Zo kun je met een mouse-over gelijk zien dat het een vrije dag is. Vul je planbord met zoveel mogelijk informatie.
Check ook eens per kwartaal of de beschikbaarheid nog klopt. De ervaring leert dat je op die manier gedoe kunt voorkomen. Het komt nu eenmaal voor dat niet alles wordt doorgegeven aan de planner.
Sommige organisaties laten medewerkers zelf hun beschikbaarheid invoeren en aanpassen. Dat kan in de praktijk nog wel eens problemen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die nog even snel voor morgen zijn of haar beschikbaarheid aanpast, terwijl je als planner net iets aan het inplannen bent. Een WMO-planning valt of staat bij een goed ingevulde beschikbaarheid.
De spatiebalk is heilig
In de WMO is maandag een erg gewilde dag. Het komt dan ook geregeld voor dat je een cliënt moet teleurstellen. Gebruik wanneer je een dienst verplaatst de spatiebalk. Op die manier wordt de eenmalige verplaatsing niet voor altijd. Je zult een sterretje zien voor de naam van de cliënt, waarmee Nedap aangeeft dat de oorspronkelijke plek anders is. De spatiebalk is heilig bij eenmalige verplaatsingen: zonder spatiebalk = definitief!
Hetzelfde geldt wanneer je iemand gaat uitplannen. Zonder spatiebalk is de cliënt voor de eeuwigheid uitgepland. Daardoor zal de medewerker zijn vaste cliënt kwijt zijn.
Gebruik de filters
Wanneer je in een volle planning moet kijken of je nog ergens een gaatje kunt vinden, zijn de filters onmisbaar. Bovenin de data-balk kun je ze met de rechtermuisknop vinden. De belangrijkste filter in de praktijk is “Contract tov. Gepland”. Nedap laat met die filter keurig zien welke medewerkers nog onder hun contracturen zitten en dus min-uren opbouwen. Die medewerkers moet je als eerste volplannen. Daarna ga je pas kijken naar mensen die eventueel extra kunnen werken.
Je kunt onder de filters ook de dagen filteren, zodat Nedap bijvoorbeeld alleen de mensen onder contract op maandag laat zien. Precies om deze is reden is het zo belangrijk om de beschikbaarheid goed in te vullen. De filters, net als de gehele WMO-planning, vallen of staan bij een goed ingevulde beschikbaarheid.
