Kenniscentrum

WMO-planning met Nedap: tips & tricks

Het veelgebruikte softwareprogramma Nedap ONS kent allerlei handigheden die je goed kunt gebruiken bij het maken van een WMO-planning. In een webinar heeft Jim Heemskerk, senior planner en consultant in de zorg, uitleg gegeven over een aantal handige functies van Nedap. De belangrijkste tips en tricks hebben we voor je op een rijtje gezet.

Een gemiddelde WMO-planning van een fulltime-planner heeft rond de 500 klanten met 100 medewerkers. Dat moet je natuurlijk wel aankunnen als planner. Daarom een aantal handige tips & tricks bij het maken van een effectieve WMO-planning.

Huishouding Dashboard

Nedap wordt door ontzettend veel zorgorganisaties gebruikt en helpt om administratieve taken te vereenvoudigen. In het systeem zitten functies ingebouwd om een planner te ondersteunen. Deze houden rekening met vrije dagen, uren en deskundigheid. Iedereen die Nedap kent vanuit de zorg zal direct zien dat ‘Diensten’ en ‘Rooster’ ontbreken in het menu van het huishouding dashboard. Dat komt, omdat er vanuit de huishouding wordt gewerkt met beschikbaarheid van medewerkers. Hieronder lees je daar meer over.

Beschikbaarheid

Als een nieuwe medewerker het team komt versterken, dan krijg je vaak alle informatie over die medewerker keurig doorgestuurd per mail. De beschikbaarheid kun je vervolgens gemakkelijk in het systeem zetten. Open het medewerker-venster en gebruik het menu onder de ‘Beschikbaarheid’ tab. Met de shift-toets kun je meerdere dagen van de week selecteren.

Vul ook vaste vrije dagen in als niet beschikbaar. Tip: voeg de opmerking “Roostervrije dag” toe. Zo kun je met een mouse-over gelijk zien dat het een vrije dag is. Vul je planbord met zoveel mogelijk informatie.

Check ook eens per kwartaal of de beschikbaarheid nog klopt. De ervaring leert dat je op die manier gedoe kunt voorkomen. Het komt nu eenmaal voor dat niet alles wordt doorgegeven aan de planner.

Sommige organisaties laten medewerkers zelf hun beschikbaarheid invoeren en aanpassen. Dat kan in de praktijk nog wel eens problemen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die nog even snel voor morgen zijn of haar beschikbaarheid aanpast, terwijl je als planner net iets aan het inplannen bent. Een WMO-planning valt of staat bij een goed ingevulde beschikbaarheid.

Pauze

Het Nedap-rooster is gemaakt voor een ochtend- en middagdienst. Vul daarom de beschikbaarheid in twee delen in. Voeg bijvoorbeeld eerst van 09:00 tot 12:00 toe. Hou bij het invoeren van het tweede dagdeel rekening met de pauze van de medewerker.

In de praktijk komt het voor dat medewerkers geen pauze nemen, maar toch moet jij als planner laten zien dat je er tijd voor hebt ingepland. Dit is bijvoorbeeld het geval als de arbeidsinspectie of bedrijfsarts langkomt vanwege een te hoge werkdruk. Dan moet je op je planbord aantonen dat jij de medewerker voldoende rust hebt gegeven. Plan het tweede deel daarom van 12:30 tot 17:00. Elke medewerker heeft recht op een half uur pauze na vijf uur werk.

De spatiebalk is heilig

In de WMO is maandag een erg gewilde dag. Het komt dan ook geregeld voor dat je een cliënt moet teleurstellen. Gebruik wanneer je een dienst verplaatst de spatiebalk. Op die manier wordt de eenmalige verplaatsing niet voor altijd. Je zult een sterretje zien voor de naam van de cliënt, waarmee Nedap aangeeft dat de oorspronkelijke plek anders is. De spatiebalk is heilig bij eenmalige verplaatsingen: zonder spatiebalk = definitief!

Hetzelfde geldt wanneer je iemand gaat uitplannen. Zonder spatiebalk is de cliënt voor de eeuwigheid uitgepland. Daardoor zal de medewerker zijn vaste cliënt kwijt zijn.

Gebruik de filters

Wanneer je in een volle planning moet kijken of je nog ergens een gaatje kunt vinden, zijn de filters onmisbaar. Bovenin de data-balk kun je ze met de rechtermuisknop vinden. De belangrijkste filter in de praktijk is “Contract tov. Gepland”. Nedap laat met die filter keurig zien welke medewerkers nog onder hun contracturen zitten en dus min-uren opbouwen. Die medewerkers moet je als eerste volplannen. Daarna ga je pas kijken naar mensen die eventueel extra kunnen werken.

Je kunt onder de filters ook de dagen filteren, zodat Nedap bijvoorbeeld alleen de mensen onder contract op maandag laat zien. Precies om deze is reden is het zo belangrijk om de beschikbaarheid goed in te vullen. De filters, net als de gehele WMO-planning, vallen of staan bij een goed ingevulde beschikbaarheid.

Bel even

In tegenstelling tot de thuiszorg krijgen WMO-medewerkers meestal geen telefoon. Dat is over het algemeen ook minder nodig. Daarom is het wel slim om, zeker als je iets kort van tevoren hebt ingepland, even te bellen met de medewerker. Zo voorkom je dat de medewerker de volgende dag aan de lijn hangt, omdat hij of zij niet naar de planning heeft gekeken in de tussentijd.

Er zijn ook organisaties die eisen dat de medewerkers ’s ochtends voor het werk eerst kijken waar ze naartoe moeten die dag. Maar de praktijk leert dat dit niet altijd goed gaat. Bel dus even.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum