Het signaleren van problemen en obstakels is een van de belangrijkste taken van een planner. Hoe sneller je een knelpunt opmerkt, hoe beter je kunt bijsturen. In dit artikel geven we je vijf waardevolle tips voor jou als planner om problemen nog beter te signaleren.

2. Reserveer tijd voor risicoanalyse

In de planwereld raak je makkelijk verstrikt in de dagelijkse hectiek. Onverwachte wijzigingen, uitval, of last minute verlofaanvragen vragen voortdurend je aandacht. Hierdoor loop je het risico dat je problemen pas aanpakt wanneer ze zich voordoen. Vaak zijn deze problemen dan al in een kritieke fase beland. Dat maakt het vinden van oplossingen moeilijker en zorgt voor onnodige stress.

Wat kun je doen om dit te voorkomen?

Maak bewust tijd vrij voor risicoanalyse. Neem de gelegenheid om rustig naar de planning te kijken en eventuele risico’s te beoordelen. Het opstellen van een capaciteitsplanning kan hierbij helpen en bespaart je later hoofdbrekens.

Je kunt bij deze capaciteitsplanning gegevens gebruiken uit dezelfde periode van het vorige jaar of informatie over bekende piek- en dalperiodes. Op deze manier kun je problemen op tijd signaleren, doordachte oplossingen bedenken en deze met onderbouwing aan het management voorstellen.

4. Effectief

De impact van slechte communicatie wordt vaak onderschat. In de drukte van de dag wordt goede communicatie soms over het hoofd gezien. Alles moet snel gaan. Maar als niet iedereen op de hoogte is of de juiste informatie heeft, ontstaan er problemen. Dit is niet alleen vervelend voor zorgmedewerkers, maar ook voor de cliënten.

Door duidelijk te communiceren met het team, zal je ook duidelijkheid terugkrijgen. Een bijkomend voordeel is het minimaliseren van communicatiekanalen. Dit lijkt misschien vreemd, maar bedenk dat een overvloed aan e-mails, WhatsApp-berichten, telefoontjes en aankondigingen op prikborden in de kantine snel tot verwarring kan leiden. Zowel voor jou als planner als voor het team.

Zorg er daarom voor dat de communicatie duidelijk verloopt. Op deze manier kun je problemen voorkomen en sneller signalen oppikken wanneer er iets misgaat.

5. Neem de tijd!

Neem de tijd om contact te onderhouden met het team, zodat je op de hoogte blijft van wat er speelt. Gun jezelf daarnaast de tijd om de risico’s in je planning te identificeren. Reserveer tijd om te evalueren na drukke periodes of wanneer je merkt dat dingen niet soepel verlopen. En last but not least, neem de tijd om effectief te communiceren. Organiseer de communicatie op een manier die de kans op fouten en onduidelijkheid minimaliseert. Dat is voor iedereen het prettigst.