Het maken van een gezond rooster is een lastige puzzel waar veel bij komt kijken. Denk aan onverwachte wijzigingen in planningen, (langdurige)ziekte, zwangerschapsverlof, over- of onderbezetting, ga zo maar door.
Elke planner streeft ernaar om een optimale planning te realiseren, maar dat proces is niet altijd foutloos. In de praktijk zijn er bepaalde vergissingen die geregeld voorkomen in de personeelsplanning. Voor planners is het cruciaal om zich bewust te zijn van deze missers – tenslotte telt een gewaarschuwde planner voor twee. In deze blog belichten we de meest voorkomende fouten.
Daarnaast zijn er niet altijd duidelijke deadlines vastgesteld voor het indienen van vakantie en verlof. Dit kan problematisch zijn wanneer medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven, vooral tijdens vakantieperiodes, nadat de planning al vaststaat. Het is daarom essentieel om helder te communiceren waar en wanneer aanvragen uiterlijk schriftelijk kunnen worden ingediend.
Communicatie in het duister
Dit brengt ons gelijk bij punt twee: communicatie. Een cruciaal onderdeel van je werk, omdat je met veel verschillende partijen te maken hebt. Zonder duidelijke afspraken met deze partijen kan het gebeuren dat cruciale informatie aan je neus voorbijgaat. Denk aan updates over nieuwe medewerkers, bezuinigingen of informatie die tijdens managementgesprekken wordt besproken.
Stress bij ad hoc veranderingen
Zelfs nadat het rooster is gepubliceerd, kunnen er nog steeds wijzigingen optreden. Er zijn talloze redenen waarom het rooster moet worden aangepast. Het kan echter gebeuren dat je iets over het hoofd ziet en iemand niet tijdig informeert. Dit kan veel stress veroorzaken, wat kan leiden tot een gebrek aan overzicht en meer fouten.
Neem even een stap terug en overweeg verschillende oplossingsrichtingen. In paniek berichtjes, telefoontjes of e-mails rondsturen helpt niemand. Dit kost niet alleen tijd, maar kan ook verwarring veroorzaken.
Niet evalueren
Vaak wordt er echter geen evaluatie uitgevoerd om te zien wat er goed of fout is gegaan. Hierdoor blijf je dezelfde fout ieder jaar opnieuw maken, zonder dat je het doorhebt. Medewerkers hebben het dan of te druk of te rustig, en kunnen gaan klagen. Ook cliënten of de familie van cliënten kunnen ontevreden zijn als er te weinig zorg beschikbaar is.
Het gezegde “meten is weten” is hier zeer toepasselijk. Evalueer je planning elk kwartaal. Wat ging er goed en wat kan er de volgende keer beter? En nog belangrijker, wat was de oorzaak hiervan? Als je deze informatie hebt, kun je het de volgende keer meenemen als verbeterpunt.
Niet conform met de regels van de CAO
De signaleringen zijn niet alleen van toepassing op dubbele diensten, maar ook praktisch om je te kunnen houden aan de regels in de cao. De signaleringen in het plansysteem kijken namelijk ook naar onder- en overkwalificatie, te veel opeenvolgende nachtdiensten, te lange werkdagen, en de geschiktheid van een medewerker voor nachtdiensten op basis van leeftijd. Zorg er dus voor dat signaleringen aanstaan om deze foutjes te voorkomen.
