Het maken van een gezond rooster is een lastige puzzel waar veel bij komt kijken. Denk aan onverwachte wijzigingen in planningen, (langdurige)ziekte, zwangerschapsverlof, over- of onderbezetting, ga zo maar door.
Elke planner streeft ernaar om een optimale planning te realiseren, maar dat proces is niet altijd foutloos. In de praktijk zijn er bepaalde vergissingen die geregeld voorkomen in de personeelsplanning. Voor planners is het cruciaal om zich bewust te zijn van deze missers – tenslotte telt een gewaarschuwde planner voor twee. In deze blog belichten we de meest voorkomende fouten.
Het komt voor dat er geen afspraken zijn over het indienen van vakantie- en verlofaanvragen. Planners ontvangen dan aanvragen via verschillende kanalen zoals e-mail, WhatsApp, intranet, persoonlijke gesprekken of telefoongesprekken, wat tot verwarring en chaos kan leiden. Er bestaat dan ook het risico dat verlofaanvragen verloren gaan.
Daarnaast zijn er niet altijd duidelijke deadlines vastgesteld voor het indienen van vakantie en verlof. Dit kan problematisch zijn wanneer medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven, vooral tijdens vakantieperiodes, nadat de planning al vaststaat. Het is daarom essentieel om helder te communiceren waar en wanneer aanvragen uiterlijk schriftelijk kunnen worden ingediend.
Dit brengt ons gelijk bij punt twee: communicatie. Een cruciaal onderdeel van je werk, omdat je met veel verschillende partijen te maken hebt. Zonder duidelijke afspraken met deze partijen kan het gebeuren dat cruciale informatie aan je neus voorbijgaat. Denk aan updates over nieuwe medewerkers, bezuinigingen of informatie die tijdens managementgesprekken wordt besproken.
Het kan ook zo zijn dat wanneer je afwezig bent vanwege ziekte of vakantie, informatie niet bij je vervangende collega’s terechtkomt. Hierdoor kunnen belangrijke e-mails te lang blijven liggen of kunnen collega’s de benodigde informatie missen.
Een mogelijke oplossing hiervoor is het instellen van een gedeelde mailbox. Zo kunnen je collega’s de e-mails oppakken tijdens jouw afwezigheid. Zorg er echter wel voor dat iedereen duidelijk weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door het gebruik van mappen en labels.
Zelfs nadat het rooster is gepubliceerd, kunnen er nog steeds wijzigingen optreden. Er zijn talloze redenen waarom het rooster moet worden aangepast. Het kan echter gebeuren dat je iets over het hoofd ziet en iemand niet tijdig informeert. Dit kan veel stress veroorzaken, wat kan leiden tot een gebrek aan overzicht en meer fouten.
Neem even een stap terug en overweeg verschillende oplossingsrichtingen. In paniek berichtjes, telefoontjes of e-mails rondsturen helpt niemand. Dit kost niet alleen tijd, maar kan ook verwarring veroorzaken.
Vaak wordt er echter geen evaluatie uitgevoerd om te zien wat er goed of fout is gegaan. Hierdoor blijf je dezelfde fout ieder jaar opnieuw maken, zonder dat je het doorhebt. Medewerkers hebben het dan of te druk of te rustig, en kunnen gaan klagen. Ook cliënten of de familie van cliënten kunnen ontevreden zijn als er te weinig zorg beschikbaar is.
Het gezegde “meten is weten” is hier zeer toepasselijk. Evalueer je planning elk kwartaal. Wat ging er goed en wat kan er de volgende keer beter? En nog belangrijker, wat was de oorzaak hiervan? Als je deze informatie hebt, kun je het de volgende keer meenemen als verbeterpunt.
Weet jij of de signaleringen in het plansysteem aan of uit staan? Een goed moment om dat even te controleren. Als ze uitstaan, dan kan het nog wel een voorkomen dat een medewerker dubbel ingepland wordt. Er verschijnt dan geen waarschuwingssignaal bij een overlappende dienst. Dit is onwenselijk voor de cliënt, omdat ze langer moeten wachten en minder zorg krijgen. Maar het is ook nadelig voor de medewerker, die moet haasten en geen tijd heeft om alle werkzaamheden uit te voeren.
De signaleringen zijn niet alleen van toepassing op dubbele diensten, maar ook praktisch om je te kunnen houden aan de regels in de cao. De signaleringen in het plansysteem kijken namelijk ook naar onder- en overkwalificatie, te veel opeenvolgende nachtdiensten, te lange werkdagen, en de geschiktheid van een medewerker voor nachtdiensten op basis van leeftijd. Zorg er dus voor dat signaleringen aanstaan om deze foutjes te voorkomen.
Lees dan het volgende artikel