Zorgmedewerkers willen het liefst zorg verlenen en geen formulieren invullen. Minder administratieve last in de thuiszorg betekent namelijk meer tijd voor de cliënt. En op dat vlak komen zorgmedewerkers al tijd tekort. Om de opkomende zorgkloof te kunnen bestrijden moet het zorgproces anders worden ingericht.
In deze blog geven we je vijf tips hoe je als planner kan bijdragen aan het verminderen van de administratieve last voor zorgmedewerkers.
Tip 1: Uniforme afspraken over de aanvraag van verlof
Dubbele handelingen in het administratieproces zijn een doorn in het oog. De aanvraag van verlof is zo’n administratieve taak waar veel tijd op kan worden bespaard. Geef als planner duidelijk aan hoe lang van tevoren een verlofaanvraag ingediend moet worden. Werk daarnaast met een verlofformulier. Losse mailtjes, briefjes of telefoontjes zijn vragen om moeilijkheden en geheid tijdsverspilling.
Tip 2: Eenduidig beleid omtrent ziekmeldingen
Ook voor ziekmeldingen geldt dat berichtjes per SMS, WhatsApp of e-mail gedoemd zijn om te verdwijnen. Als planner wil je zo snel mogelijk deze informatie tot je beschikking hebben, maar de eerst gebelde kan het wel eens vergeten om het aan jou door te geven. Voorkom verwarring door als regel te stellen dat medewerkers, nadat de zich bij de casemanager ziekgemeld hebben, ook altijd even telefonisch contact op nemen met jou als planner.
Tip 3: Zorg dat het takenpakket voor iedereen duidelijk is
De planner, de zorgmedewerker en de wijkverpleegkundige zijn elk verantwoordelijk voor een bepaald onderdeel van het primaire zorgproces. Echter zijn er ook overlappende taken, denk bijvoorbeeld aan het maken van een capaciteitsplanning. Zorg daarom dat overlappende taken tijdens het wekelijkse overleg naar voren komen. Zo blijft iedereen op de hoogte en voorkom je dubbel werk.
Tip 5: Denk mee over het inzetten van planinnovaties
Het inzetten van planinnovaties is een belangrijk onderdeel om de administratieve last te verminderen. Als planner weet je als geen ander wat er beter kan in het plansysteem. Hou jouw inzichten niet voor je, maar deel deze met de manager.
Lees verder
Het personeelstekort is iets wat al langer speelt. Naast het verminderen van de administratieve last is het stimuleren van nieuwe instroom van personeel ook onderdeel van de mogelijk oplossing. Lees hier verder over de inzet van leerlingen.
