Kenniscentrum

5x wanneer je een capaciteitsplanning wilt hebben

Capaciteitsplanning is een belangrijke tool in het arsenaal van een planner. Het geeft je namelijk inzicht in de verdeling van vraag en aanbod. Met een goed overzicht voorkom je een hoop plan-ellende. Een capaciteitsplanning helpt door van tevoren je beschikbare personeel af te stemmen op de zorgvraag. Het is echter niet altijd de beste oplossing. Soms is meer flexibiliteit wenselijk bijvoorbeeld.

Lees hieronder in welke 5 gevallen je een capaciteitsplanning wilt hebben. Zo word je niet meer verrast door veranderingen in beschikbaarheid en werkaanbod.

1. Je wilt een vakantieplanning

Het is een berucht onderwerp voor planners: de vakantieplanning. Het kan ontzettend moeilijk zijn om de planning in deze periode sluitend te krijgen. Dat kan slecht uitpakken voor de kwaliteit van zorg en dus voor de cliënt. Een capaciteitsplanning helpt je bij het vroegtijdig afstemmen van de wensen van medewerkers en de zorgvraag tijdens de vakantieperiode.

Zo kun je anticiperen en op tijd bepalen wanneer je eventueel behoefte hebt aan flexkrachten. Wanneer je vroegtijdig overlegt met je flexpool, verklein je de kans op leveringsproblemen tijdens de drukke vakantiemaanden.

2. Je wilt grip op de kosten

Wanneer je slecht overzicht hebt op van je piek- en dal momenten, is de kans groot dat je onnodige kosten maakt. Bijvoorbeeld omdat je last-minute een dure uitzendkracht moet regelen. Of omdat je  teveel medewerkers hebt op momenten van minder werkaanbod. Strategisch plannen voorkomt over- en onderbezetting, waardoor je minder onnodige loonkosten maakt.

Capaciteitsplanning zorgt voor een optimale afstemming tussen werkaanbod en personeel. Je maakt een voorspelling en voorkomt verassingen. Op die manier draag je als planner je financiële steentje bij. Met een goede capaciteitsplanning creëer je evenwicht. Zo lever je als organisatie de beste zorg tegen minimale kosten.

3. Je wilt minder problemen met vervanging

Wie kent het niet: onverwachte uitval door ziekte. Ziekteverzuim is voor veel planners een bron van zorgen. Je dacht alles goed voor elkaar te hebben en ineens zit je planning vol met gaten. Oftewel: je hebt weer een brandje om te blussen.

Bovendien kan het soms knap lastig zijn om die openstaande diensten te vullen. Zeker wanneer je er van tevoren geen rekening mee hebt gehouden. Met een capaciteitsplanning doe je dat laatste juist wél. Je brengt het ziekteverzuim binnen de organisatie in kaart zodat je er rekening mee kunt houden bij het maken van je rooster. Door te anticiperen komt je niet voor verassingen te staan en kun je altijd een vervangende medewerker vinden.

4. Je wilt een lagere werkdruk

Een (te) hoge werkdruk is niet alleen slecht voor de gezondheid van medewerkers, ook de kwaliteit van de zorg lijdt eronder. Bovendien ligt langdurig uitval wegens ziekte op de loer. Het goed afstemmen van vraag en aanbod is daarom erg belangrijk. Zo creëer je rust en voorspelbaarheid in het rooster en voorkom je dat medewerkers voortdurend worden verrast en gestrest raken.

Als er meer werk moet worden gedaan door minder mensen loopt de druk op. Een capaciteitsplanning is de tool om die druk en uitval terug te dringen.  De medewerkers krijgen een evenwichtig rooster en dat geeft rust.

5. Je wilt minder problemen met vrije dagen

Nog een veelvoorkomend probleem: medewerkers willen op dezelfde dagen verlof. De vrijdag is bijvoorbeeld een populaire dag. Een capaciteitsplanning helpt je bij het in kaart brengen van de wensen van de medewerkers. Zo weet je wat de mogelijkheden zijn en kun je de werknemers op tijd duidelijk bieden over de haalbaarheid van hun wensen. Dat voorkomt teleurstelling.

Een juiste afstemming van vraag en aanbod is belangrijk voor iedere organisatie, zeker in de zorg. Als je dit niet goed regelt krijg je te maken met (te) hoge kosten, (te) hoge werkdruk en uitval.  Je ziet dat een capaciteitsplanning in veel gevallen een oplossing kan bieden. Het tactisch kijken naar je planning geeft je inzicht en helpt je om te anticiperen. Dat levert uiteindelijk rust, duidelijk en balans op voor iedereen binnen de organisatie.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum