De essentiële rol van continuïteit in de zorgplanning: wat als er een planner uitvalt?

Rooster & planning

De planning is de motor van de thuiszorg. Valt de planning weg, dan weten zorgmedewerkers én cliënten niet waar zij aan toe zijn. Wat zijn de gevolgen voor de planning? Maar nog belangrijker: wie neemt de taken over als er een planner uitvalt?

In dit artikel geven we je een aantal tips hoe je als collega-planner dit gemis kan opvangen.

Stel prioriteiten

Als een collega-planner wegvalt, kijk dan eerst welke taken je zelf kunt doen. Daarbij zijn sommige taken belangrijker dan andere. Focus op wat nu nodig is en denk aan de zorg voor de cliënten. Stel taken uit die niet meteen nodig zijn voor de planning, zoals het regelen van verlofverzoeken voor later.

Communiceer en vraag om hulp

Het blijft lastig om de continuïteit van de planning in de thuiszorg te garanderen bij uitval. Toch is het essentieel om de zorg door te laten draaien. Maar het is heel belangrijk dat de zorg doorgaat. Goed communiceren is hierbij heel belangrijk. Als je op voorhand aan zorgmedewerkers uitlegt dat het heel druk is, bouw je al wederzijds begrip op en zullen medewerkers sneller bereid zijn om mee te denken.

Daarnaast raden we je aan om hulp te vragen. Bijvoorbeeld aan het management. Door goed contact te houden over de taken, voorkom je dat er taken volledig blijven liggen.

De back-up planner

Binnen grote organisaties werken planners vaak in duo’s. Deze samenwerking biedt de mogelijkheid om op elkaar te steunen in geval van ziekte of uitval. Hierdoor is de duo planner een soort ‘back-up planner’, die tijdelijk bepaalde taken kan overnemen.

Een andere manier van back-up planning is dat planners van verschillende locaties binnen dezelfde organisatie taken van elkaar overnemen. Bij dringende situaties kan een planner van een andere regio tijdelijk belangrijke taken op zich nemen. Maar let op, dit is geen oplossing voor de lange termijn, want deze planner heeft meestal al genoeg eigen taken en verantwoordelijkheden.

De essentiële rol van continuïteit in de zorgplanning: wat als er een planner uitvalt?

Zelfsturend team

Binnen het zorgteam zijn er wellicht medewerkers met ervaring in het planvak of medewerkers met de benodigde competenties hiervoor. In gevallen waarin een planner gedurende langere tijd afwezig is, kan het een oplossing zijn om lichte planningsverantwoordelijkheden te verdelen onder het team. Het is echter belangrijk te beseffen dat deze teamleden dan gedurende een bepaalde periode extra uren moeten maken.

Externe planner inschakelen

In principe is de keuze om een externe planner in te schakelen volledig afhankelijk van de duur van de uitval. Dit is alleen negen van de tien keer niet te voorspellen. Bij zwangerschapsverlof of een lange vakantie is het bijvoorbeeld mogelijk om vooraf al een gedetacheerde planner te regelen, maar bij plotseling uitval zoals ziekte is het lastiger te ‘plannen’.

Bij ThuiszorgPlanners begrijpen we deze moeilijkheid. Daarom regelen wij ook bij acute tekorten snel een vervangende planner. Soms is het zelfs mogelijk om binnen een week al een planner op locatie te hebben. Zo komt de continuïteit van de zorg niet in gevaar.