Kenniscentrum

5 basisregels voor een optimale vakantieplanning

Is het in jouw organisatie ook steeds weer passen en meten met de vakantieplanning? Je kan er soms weken of zelfs maanden zoet mee zijn. Vooral de zomervakantie is een lastige, maar vergeet ook zeker niet de kerstvakantie en alle feestdagen in de decembermaand.

Afgelopen week deelde Jim Heemskerk, senior planner bij Thuiszorgplanners, in een webinar zijn basisregels voor het maken van een vakantieplanning. Kijk het webinar hier terug.

We zetten ze in deze blog nog even voor je op een rij.

1. Stel een deadline

Om duidelijkheid voor je collega’s en voor jezelf als planner te creëren, is het een must om een deadline te stellen. Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen.

Tip! Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de vakantieaanvraag een reactie te geven. Als je dat niet doet, dan is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Je hoeft niet gelijk een afwijzing of akkoord te geven,  laten weten dat je er mee bezig bent is voldoende. Maar vergeet dit niet!

2. Bepaal de minimale bezettingsgraad

Een basisrooster is, zelfs tijdens het hoogseizoen, een magisch hulpmiddel volgens Jim. Stel op voorhand je minimale bezettingsgraad per afdeling en/of per functie vast. Ga na hoeveel werknemers er minimaal per dag aanwezig moeten zijn en maak op basis daarvan een basisplanning.

Let op! Het is daarbij belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in de teams af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Neem dit mee in je basisplanning.

3. Inzet vakantiekrachten of externen

Het liefst werk je zo min mogelijk met vakantiekrachten of externen. Vaste medewerkers zijn nu eenmaal fijner voor de cliënt. Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakantie onderling uitkomen, zoals het geval is bij zelfroosteren.

Je kunt natuurlijk ook afspraken maken met het team. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat ieder jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft medewerkers met kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang.

Let op! Dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.

Maar soms blijven er toch gaten over. Dan is er altijd nog de mogelijkheid om flexwerkers in te zetten. Begin op tijd met het maken van een vakantieplanning, zo kan je ruim van tevoren een inschatting maken en de flexpool op tijd benaderen, anders doen de buren het wel…

Tip! Denk ook eens aan stagiaires van voorgaande jaren. Die kennen het team, de cliënten en de manier van werken. Het is wellicht een goede oplossing om deze oud-medewerkers een vakantiecontract aan te bieden om zo toch wat bekende gezichten op de werkvloer te houden.

4. Vakantieaanvraag weigeren

Het weigeren van een vakantieaanvraag is een gevoelig onderwerp. Soms kan het alleen niet anders. Wijs een vakantieaanvraag alleen af als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden. Daarvan is sprake als de vakantiewens grote, goed onderbouwde, problemen oplevert voor de bedrijfsvoering.

In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Ten alle tijd is het belangrijk voor de verstandhouding dat dit alles in goed overleg gebeurt.

Terugroepen van vakantie is ook iets wat je natuurlijk eigenlijk niet wil. Niet alleen omdat je je collega’s hun vakantie niet wilt ontnemen, maar ook omdat er dan 200% moet worden uitbetaald. Het laatste jaar hebben we echter wel gemerkt dat dit in sommige uitzonderlijke gevallen (COVID) de enige mogelijkheid was.

5. Transparantie

De vijfde en laatste basisregel: maak de vakantieplanning zo snel mogelijk bekend. Een helder schema biedt een hoop rust en duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd. Ook zien ze in één oogopslag wie er wel of niet voor vervanging beschikbaar is.

Deel de planning daarom zo snel als kan met alle collega’s. Dit kan door het rooster ouderwets op een centrale plek te hangen, maar natuurlijk ook digitaal.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum