Kenniscentrum

5 basisregels voor een optimale vakantieplanning

De zomervakantie staat weer voor de deur en dat betekent ook dat de zomerplanningen weer gemaakt moeten worden. Ieder jaar blijkt dit weer één van de moeilijkste taken van het jaar te zijn voor planners. Want iedereen wil graag op vakantie en soms ook op hetzelfde moment, maar er moeten natuurlijk ook nog medewerkers op de vloer zijn. 

In een webinar deelde Jim, senior planner bij ThuiszorgPlanners, verschillende tips & tricks voor het maken van een optimale zomerplanning. In deze blog zetten we de tips kort op een rij.  

ThuiszorgPlanners met hart voor de zorg

1. Stel een deadline

Om duidelijkheid voor je collega’s en voor jezelf als planner te creëren, is het een must om een deadline te stellen. Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen. 

Als dit binnen jouw organisatie nog niet is geïmplementeerd is het belangrijk om samen met HR en het management in gesprek te gaan om dit vast te stellen.  

Tip! Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de vakantieaanvraag een reactie te geven. Als je dat niet doet, dan is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Je hoeft niet gelijk een afwijzing of akkoord te geven, laten weten dat je er mee bezig bent is voldoende. Maar vergeet dit niet! 

Volgens de cao hebben werknemers recht op drie aaneensluitende weken vakantie per jaar. Dit hoeft niet per se in de zomer te zijn. Zij hebben dan ook het recht om de weekenden voor en na de vakantie vrij te zijn. In de zomervakantie kan dit soms voor het weekend tussen de twee vakantieblokken voor problemen zorgen. Communiceer met de medewerkers hoe dit weekend het best ingevuld kan worden. Dit kan je bijvoorbeeld doen door het weekend in tweeën te splitsen. Dit houdt in dat werknemers die de eerste drie weken vakantie hebben de zaterdag vrij krijgen, en medewerkers die de laatste drie weken vakantie hebben de zondag vrij krijgen. 

2. Bepaal de minimale bezettingsgraad

Een basisrooster is, zelfs tijdens het hoogseizoen, een magisch hulpmiddel volgens Jim. Stel op voorhand je minimale bezettingsgraad per afdeling en/of per functie vast. Ga na hoeveel werknemers er minimaal per dag aanwezig moeten zijn en maak op basis daarvan een basisplanning. Door dit te doen heb je ook een beter beeld van hoeveel medewerkers je per periode vakantie kan geven.  

Let op!Het is daarbij belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in de teams af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Neem dit mee in je basisplanning. 

Daarnaast kun je ook zoveel mogelijk naar oplossingen zoeken met vaste medewerkers. Jim: “Je kan bijvoorbeeld aan de nachtzorg vragen of zij bereid zijn om ‘s ochtends een uur langer te werken en in dat uur te helpen bij het verzorgen van de bewoners. Dit kan al snel zorgen dat er per dag één dienst minder gedraaid hoeft te worden.” Wel is het belangrijk om te onthouden dat niet iedere werknemer bereid is om dit te doen.  

Ook kun je medewerkers aanbieden om kortere diensten te draaien. Medewerkers zijn sneller bereid om kortere diensten te draaien. Jim: “Want het is natuurlijk ook vakantie voor de kinderen. Maar als het enkel gaat om een paar extra uurtjes in de ochtend, is er ’s middags nog tijd voor leuke activiteiten met de kinderen.”  

3. Inzet vakantiekrachten of externen

Het liefst werk je zo min mogelijk met vakantiekrachten of externen. Vaste medewerkers zijn nu eenmaal fijner voor de cliënt. Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakantie onderling uitkomen, zoals het geval is bij zelfroosteren of door parttimers te vragen of zij meer willen werken tijdens de vakantie. 

Je kunt natuurlijk ook afspraken maken met het team. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat ieder jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft medewerkers met kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang. 

Let op!Dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. 

Maar soms blijven er toch gaten over. Dan is er altijd nog de mogelijkheid om flexwerkers in te zetten. Begin op tijd met het maken van een vakantieplanning, zo kan je ruim van tevoren een inschatting maken en de flexpool op tijd benaderen, anders doen de buren het wel… 

Tip! Denk ook eens aan stagiaires van voorgaande jaren. Die kennen het team, de cliënten en de manier van werken. Het is wellicht een goede oplossing om deze oud-medewerkers een vakantiecontract aan te bieden om zo toch wat bekende gezichten op de werkvloer te houden. 

4. Vakantieaanvraag weigeren

Het weigeren van een vakantieaanvraag is een gevoelig onderwerp. Soms kan het alleen niet anders. Wijs een vakantieaanvraag alleen af als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden. Daarvan is sprake als de vakantiewens grote, goed onderbouwde, problemen oplevert voor de bedrijfsvoering. 

In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Ten alle tijd is het belangrijk voor de verstandhouding dat dit alles in goed overleg gebeurt. 

ThuiszorgPlanners met hart voor de zorg

Terugroepen van vakantie is ook iets wat je natuurlijk eigenlijk niet wil. Niet alleen omdat je je collega’s hun vakantie niet wilt ontnemen, maar ook omdat er dan 200% moet worden uitbetaald.  

5. Transparantie

De vijfde en laatste basisregel: maak de vakantieplanning zo snel mogelijk bekend. Dit kan door het rooster ouderwets op een centrale plek te hangen, maar natuurlijk ook digitaal. Een helder schema biedt een hoop rust en duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze in één oogopslag wie er wel of niet voor vervanging beschikbaar is. 

Ook kunnen zij zo zelf zien waar de problemen zitten. Vaak wordt er enkel geroepen dat er gaten in het rooster zitten, maar als medewerkers dit ook echt zien kan dit begrip creëren en is er een kans dat medewerkers wat sneller onderling gaan schuiven.   

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum