Wensenroosters (ook wel voorkeursroosters) streven ernaar om zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen van de medewerkers. Als planner ben jij hier verantwoordelijk voor. Dit kan een uitdagende taak zijn. Je wilt de tevredenheid van medewerkers waarborgen, maar moet tegelijkertijd ook zorgen voor voldoende personeelsbezetting.

Hoe komt een wensenrooster tot stand? En waar moet je als planner op letten? Je leest het in deze blog.

Hoe komt een wensenrooster tot stand?

Bij wensenroosters hebben werknemers de mogelijkheid om vooraf hun voorkeuren aan te geven. Als planner zal je deze voorkeuren in overweging nemen bij het opstellen van de nieuwe roosters. Dit kan bijvoorbeeld door werknemers in groepen te categoriseren, zoals een groep die de voorkeur geeft aan dagdiensten of juist aan avonddiensten. Je kunt ook individuele verzoeken van werknemers meenemen. Bijvoorbeeld als een medewerker graag op woensdagmiddag vrij wil zijn om de kinderen van school te halen.

Hoe vaak wordt een wensenrooster gemaakt?

Over het algemeen worden wensenroosters gemaakt voor een periode van enkele weken tot enkele maanden. Dit betekent dat werknemers regelmatig nieuwe wensen kunnen indienen voor toekomstige planningen. Voor jou als planner is het dus een terugkerende uitdaging waarbij je steeds opnieuw moet puzzelen.

Tip 1. Communiceer!

Het is belangrijk om transparant te zijn over de keuzes die je maakt bij het maken van de planning. Wanneer je collega’s begrijpen hoe en waarom bepaalde beslissingen worden genomen, zal je je keuzes minder vaak hoeven te verantwoorden. Bovendien tonen medewerkers meer begrip voor de planning.

Tip 2. Werk met prioriteiten

Lang niet alle wensen kunnen ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. In plaats van het aantal wensen te beperken, is het handiger om medewerkers hun wensen te laten prioriteren. Een nummer 1 wens krijgt prioriteit 1, de volgende prioriteit 2, enzovoort. Op deze manier laat je medewerkers nadenken over welke wens ze meer waardevol vinden. Als planner kun je je keuzes bovendien gemakkelijker verdedigen én de planning wordt transparanter voor anderen.

Tip 3. Hanteer strikte deadlines

Bij het opstellen van roosters is het belangrijk om een duidelijke deadline vast te stellen. Een goede planning voor de komende periode vereist dat je vanaf het begin kwaliteit levert. Als je ervan uitgaat dat je later nog wijzigingen moet aanbrengen, kan de kwaliteit van de planning sterk achteruitgaan. Stel daarom een duidelijk deadline en geef aan dat wensen die te laat worden ingediend, niet worden gegarandeerd. Hierdoor beschik je tijdig over alle benodigde informatie om een goede planning te maken.

Tip 4. Wensen zijn niet doorslaggevend

Onthoud dat wensen geen absolute eisen zijn. Als planner is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de personeelsbezetting klopt en het werk nog steeds efficiënt wordt uitgevoerd. Een wensenrooster is bedoeld om tegemoet te komen aan de werk-privébalans van medewerkers, maar er moeten soms concessies worden gedaan. Daar kunnen collega’s soms teleurgesteld door zijn.

Tip 5. Bewaak de planning van iedereen

Vergeet niet de roosters in de gaten te houden van collega’s die weinig tot zelden een wens indienen. Het is ook jouw taak om rekening te houden met de gezondheid en de regelmaat van de roosters van die medewerkers.

Tip 6. Denk aan de Arbeidstijdenwet (ATW)

Misschien een tikkeltje voor de hand liggend, maar toch iets waar menig planner nog wel eens de mist mee in gaat. Belangrijk is om rekening te houden met de regels over werkuren, rusturen en pauzes. Dit betekent dat je soms verzoeken van collega’s om bijvoorbeeld extra uren te werken moet afwijzen als ze hierdoor te weinig rusttijd tussen diensten hebben. Als planner ben je verantwoordelijk voor de planning en dus ook voor het naleven van de ATW.

Tip 7. Evalueer en sta open voor feedback

Evalueer de wensenroosters regelmatig om te zien wat wel en niet werkt. Pas waar nodig aan en leer van eerdere ervaringen om de planning in de toekomst te verbeteren. Sta open voor feedback van medewerkers over hun roosters, want dit kan waardevolle inzichten opleveren voor een betere balans.