Kenniscentrum

Zo maak je een sterk roosterbeleid

Is jouw team op de hoogte van de spelregels van het planproces? Houdt iedereen jou goed op te hoogte van afspraken en wijzigingen die de planning in de war kunnen schoppen?

Het maken van afspraken gebeurt tussen medewerkers, tussen managers en medewerkers, tussen planners en managers en tussen planners en medewerkers. Je hoort het al: voor je het weet is de samenhang compleet verdwenen. Je voorkomt dit met een eenduidig roosterbeleid. Wat ons betreft is dit een must voor een goede planning.

In dit artikel leggen we je uit wat een roosterbeleid precies is en geven we je tips om je eigen roosterbeleid op te zetten.

ThuiszorgPlanners met hart voor de zorg

Het handboek

Het roosterbeleid is een soort handboek voor de organisatie. Natuurlijk stellen de contracten, de arbeidstijdenwet en CAO’s de kaders, maar daarbinnen is nog genoeg speelruimte. Afspraken en regels over het rooster (en de uitvoering hiervan) leg je vast in het roosterbeleid.

Denk hierbij aan de volgende onderwerpen:

Doel van een roosterbeleid

Een roosterbeleid schept duidelijkheid voor alle betrokken medewerkers. Het creëert uniformiteit in de werkwijze van medewerkers. Ook ziet het erop toe dat hun inzet in lijn is met de visie van de organisatie. Een roosterbeleid is veel meer dan een ‘lijstje regels’. Het geeft kleur aan de zienswijze van de organisatie, maar tegelijkertijd kunnen medewerkers ook zelf hun visie inbrengen.

Je eigen roosterbeleid opzetten

Waar moet je aan denken bij het opzetten van een sterk roosterbeleid en welke stappen zet je? We hebben het voor je op een rij gezet.

Stap 1. Maak een analyse van de bestaande regels en afspraken

Een goede voorbereiding is het halve werk. Start daarom met het maken van een overzicht van de huidige regels en afspraken rond roosteren en plannen binnen de organisatie. Hierbij kun je denken aan de roostermethodiek, de bruto-netto berekening, het vakantiebeleid, het verlofbeleid en veelvoorkomende ATW-overtredingen. Vergeet bovendien niet de individuele afspraken van de medewerkers.

ThuiszorgPlanners met hart voor de zorg

Stap 2. Ga in gesprek met alle betrokkenen

Ga niet alleen in gesprek met de manager, maar ook met de medewerkers en eventueel andere planners binnen de organisatie. Betrek alle betrokkenen bij het ontwikkelen van het nieuwe beleid. Door inspraak en participatie komen knelpunten naar boven en creëer je een representatief draagvlak. Wat bevalt goed, wat kan beter en wat sluit niet meer aan bij de huidige stand van zaken? Bovendien zorgt deze betrokkenheid ervoor dat iedereen direct op de hoogte is van de nieuw gemaakte afspraken.

Stap 3. Breng het roosterbeleid onder de aandacht

Zorg dat er voldoende aandacht is voor de implementatie van het roosterbeleid. Het op papier zetten is één, maar het gaat natuurlijk vooral om de uitvoering ervan. Blijf uitleggen wat de onderliggende gedachte is en wat dit roosterbeleid betekent voor managers en teams. Het kost tijd en moeite om het planproces volledig op dit roosterbeleid af te stemmen, maar uiteindelijk zal het voor duidelijkheid en rust zorgen.

Aanpassingen leiden tot onduidelijkheid

Een roosterbeleid wil je zo min mogelijk aanpassen. Je hebt namelijk verwachtingen geschept. Het uitgangspunt is om zo weinig mogelijk te veranderen aan de huidige regels en afspraken. Maar er zijn situaties waarin het toch verstandig is om opnieuw naar het beleid te kijken. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie- of cultuurverandering.

Verschillende soorten roosters

Welke roostermethode gebruik je?

Er zijn verschillende roostermethodieken die je kan gebruiken bij het maken van een rooster. Wij hebben de meest voorkomende methoden op een rijtje gezet.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum