Wil je een volledig beeld van je plansysteem creëren, zodat je kunt ontdekken waar de ruimte voor verbetering zit? Het kan door middel van een zogeheten 0-meting. ThuiszorgPlanners biedt dit aan, om zo alles uit het systeem te kunnen halen. Joyce Dielis, senior planner bij ThuiszorgPlanners, voert geregeld een 0-meting in het plansysteem Nedap Ons uit. We vroegen haar naar de opzet van een 0-meting en de voordelen ervan.
“We merken steeds vaker dat onze klanten twijfelen of hun organisatie wel optimaal gebruikmaakt van het systeem. Meestal is het de taak van een applicatiebeheerder om de software van de organisatie te beheren. Maar… niet alle organisaties hebben een applicatiebeheerder. In deze gevallen wordt een planner vaak aangewezen om ervoor te zorgen dat de applicatie correct werkt, up-to-date is en voldoet aan de eisen van de andere planners.
Een planner is hier alleen niet altijd de aangewezen persoon voor. Dit resulteert in het onvolledig gebruiken van het systeem, waardoor je kansen mist. Een 0-meting is dan dé manier om het huidige systeemgebruik in kaart te brengen. Het geeft inzicht in welke functies optimaal worden benut en waar er nog ruimte is voor verbetering.”
“Een 0-meting bestaat uit een uitgebreide analyse van het systeem van een organisatie. In principe beschikken wij bij een 0-meting over ruimere ‘applicatiebeheerder rechten’ binnen het systeem. Daarmee kan je diep in het systeem kijken en kan je inzien hoe er wordt gepland. Gebeurt dit efficiënt? Gebruiken de planners de juiste functies voor de juiste doeleinden? En worden alle handige functies ook daadwerkelijk gebruikt?
De inrichting van de 0-meting verschilt per zorgtak. Zo wordt er in de extramurale zorg bijvoorbeeld ook gekeken naar het gebruik van de Ons Vandaag app en in de intramurale zorg naar de planning van nachtdiensten.”
“Alle opvallende aspecten binnen het plansysteem worden vastgelegd in een document. Meerdere fronten worden belicht. Naast het systeem wordt er bijvoorbeeld ook aandacht besteed aan het roosterbeleid en de roosterhandboeken. Tijdens de analyse wordt gekeken of deze documenten up-to-date zijn en of er eventuele aanpassingen nodig zijn.
Bij sommige organisaties wordt de uitkomst van de 0-meting aan het personeel gepresenteerd, waar vervolgens een training uit kan rollen. Onlangs heb ik op verzoek van een organisatie, naar aanleiding van een 0-meting, een driedaagse training gegeven over het gezond roosteren in de extramurale zorg.”
“Ik zie echt de meerwaarde van het uitvoeren van een 0-meting. Het biedt niet alleen de mogelijkheid om kennis te delen, maar ook te leren van de verschillende manieren waarop organisaties het systeem gebruiken. Die best cases kunnen we vervolgens weer toepassen.”
Wil je graag wat extra hulp met het opzetten van een nieuw plansysteem? Of heb je al een systeem, maar wil je graag weten of je het wel efficiënt gebruikt? Wij hebben enthousiaste experts in huis om jouw planning ‘back on track’ te krijgen. Neem contact met ons op via deze link.