Kenniscentrum

Stappenplan capaciteitsplanning maken

Je hebt de term vast eerder gehoord of gelezen: een capaciteitsplanning. Je weet welke voordelen je eruit haalt, wanneer je het kunt gebruiken en waarom het belangrijk is. Maar hoe pak je het maken van zo’n planning eigenlijk aan? Waar moet je aan denken en welke stappen moet je zetten?

Wij hebben het voor je op een rij gezet.

Stap 1 – Vraag en aanbod bepalen

Begin bij het begin: hoeveel zorgvraag is er en hoeveel werkuren zijn er beschikbaar? Dus hoeveel werk verwacht de organisatie per maand en hoeveel kan je daar tegenover zetten? Hou hierbij ook al rekening met seizoenfluctuaties of specifieke verschillen per week of dag.

Je hoeft in dit stadium nog niet te werken met aantallen diensten. Maar bekijk hoeveel fte of werkuren je tot je beschikking hebt. Als je het niet precies weet, dan maak je een inschatting. Gebruik hiervoor eventueel gegevens uit voorgaande jaren.

Stap 2 – Maak een bruto-netto berekening

Als je hebt bepaald hoeveel bruto beschikbaarheid je hebt om mee te werken, dan maak je een bruto-netto berekening. Zo bepaal je over hoeveel capaciteit je beschikt na aftrek van bijvoorbeeld ziekte, verlof en uitval. Maar je moet ook rekening houden met zaken als reistijd, opleiding en overleg.

Het is een belangrijke stap, omdat je zo tot je benodigde capaciteit komt en dus weet hoeveel fte je precies nodig hebt. Het sommetje is in de basis eenvoudig. Tel alle niet-productieve uren op en haal deze van je bruto beschikbare uren af.

Je kunt vervolgens nog je bruto-netto factor bepalen om preciezer te berekenen hoeveel fte je precies nodig hebt. In hoeveel detail je dit moet doen, verschilt per organisatie en team.

Stap 3 – Capaciteitsplan opstellen

Leg nu de informatie uit de eerste twee stappen op elkaar. Zo vertaal je de beschikbare capaciteit naar een formatie. Op die manier zie je waar de piekmomenten zitten en waar wellicht te weinig mensen beschikbaar zijn. Maar ook wanneer je minder werk zult hebben en met te veel medewerkers zit.

Door in dit stadium op tactische manier naar je planning te kijken, voorkom je allerlei problemen in een later stadium.

Stap 4 – Bijschaven

Vaak zie je een verschil tussen wat je nodig hebt en wat je beschikbaar hebt. Kijk eerst of je doormiddel van schuiven en verplaatsen gaten kunt opvullen, voordat je naar andere oplossingen gaat kijken. Denk bijvoorbeeld aan niet-tijdgebonden activiteiten. Maar je kunt ook proberen te sturen op verlof en vakantie.

Als het lastig is om alles sluitend te krijgen, kun je overwegen om de flexpool in te zetten. Soms ligt de oplossing in deeltijdarbeid.

Stap 5 – Vastleggen van het capaciteitsplan

Nu maak je aan de hand van de hiervoor gemaakte keuzes het capaciteitsplan. Je legt hier alle uiteindelijke keuzes in vast, zodat dit later als handboek kan worden gebruikt. Het is niet de bedoeling dat alles 100% vastligt en dat er niet van kan of mag worden afgeweken. Het is een levend document. Het plan moet meebewegen met de praktijk.

Stap 6 – Het rooster

Het is tijd om het rooster vorm te geven. Nu je het capaciteitsplan ‘af’ hebt, kun je het gebruiken om een personeelsrooster te maken.

Stap 7 – Reflectie & evaluatie

Zoals je las in stap 5 beweegt je plan altijd mee met de praktijk. Een capaciteitsplanning is nooit echt af. Probeer daarom regelmatig te reflecteren en evalueren.

Je kunt de lessen direct toepassen, of gebruiken bij het maken van de capaciteitsplanning voor een nieuwe periode. Door goed te evalueren maak je de volgende keer waarschijnlijk een nog betere inschatting.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum