Kenniscentrum

Zo helpt een bruto–netto berekening jou bij de planning

Kom jij er ook niet altijd uit met de formatie? Dan ben je niet de enige. Regelmatig zien we dat kleine (reken)foutjes in de benodigde uren, voor grote problemen zorgen. De oplossing voor dit probleem is een bruto-netto berekening. Deze helpt je bij het berekenen van de benodigde personeelscapaciteit. Wat deze berekening precies inhoudt en hoe je hier gebruik van maakt, leggen we je uit in deze blog.

Formatieberekening

De bruto–netto berekening is een calculatie van het benodigde aantal medewerkers over een bepaalde periode, waarbij kan worden gedifferentieerd naar functieniveau, competenties en bevoegdheden. Simpel gezegd: hoeveel FTE heb je nodig?

Vaak voorkomende fouten

Meestal wordt er gekeken naar de contracturen: de bruto formatie. Niet al deze uren zijn volledig inzetbaar. Er gebeurt heel veel achter de schermen, waardoor een gedeelte van de uren ‘niet inzetbaar’ of ‘niet productief’ is. Haal je deze uren af van de bruto formatie, dan kom je uit op de netto formatie. Het is dus belangrijk om deze niet-inzetbare uren duidelijk op een rij te hebben om de netto formatie te bepalen.

Niet-inzetbare uren

De niet-inzetbare uren noem je ook wel de uitval, krimp of reserve. Het is het verschil tussen bruto en netto. De belangrijkste zijn:

  • Vakanties
  • Ziekteverzuim
  • Opleiding, wat doorwerkt in begeleidingsuren

Maar denk ook aan:

  • Zwangerschapsverlof
  • Bijzonder verlof
  • Weekoverleg
  • Koffiepauze
  • Ondernemingsraad uren

Hoe werkt de bruto-netto berekening door in het rooster?

De bruto–netto berekening is belangrijk om de benodigde personele capaciteit te bepalen voor de klantvraag. Maar hoe gebruik je deze berekening?

Het roosteren kan op drie manieren:

1. Netto roosteren
In het rooster worden alleen de netto diensten meegenomen. De reserve-formatie is buiten het team georganiseerd. Denk hierbij aan invalkrachten of een flexpool.

2. Bruto roosteren
In het rooster staan zowel de netto- als de reservediensten. De reservediensten zijn bedoeld om de niet-inzetbare uren op te vangen. Is er niemand afwezig door bijvoorbeeld vakantie of ziekte? Dan is er sprake van overbezetting. Bruto roosteren vergt dus een goede sturing op de reservediensten om onder- en overbezetting te voorkomen.

3. Middenweg 
Een deel van de uitval wordt binnen het team opgevangen door reservediensten, een andere deel wordt extern opgevuld middels een flexibele schil.

Per team of per organisatie?

Meestal wordt een bruto-netto berekening centraal opgesteld voor de hele organisatie. Maar ook losse afdelingen hebben baat bij een berekening. Er zit per afdeling namelijk wel degelijk verschil tussen bijvoorbeeld het aantal junioren of het aantal senioren. Door een berekening te maken krijg je een reëel beeld van de uitval binnen jouw team. Hiermee kan je vooraf anticiperen met flexibiliteitsmaatregelen.

Bruto-netto berekening houdt je scherp

Een bruto-netto berekening hoeft niet iedere maand opnieuw opgesteld te worden. Maar eens in de paar maanden is wel aan te raden. Zo kunnen er wisselingen zijn op het gebied van leerlingen of het aantal medewerkers dat in de ondernemingsraad deelneemt. Al met al is het een handige manier om je planning scherp te houden.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum