Terug- en vooruitkijken op de coronacrisis als planner

Tips & tricks

Inmiddels is de rust in de meeste organisaties, zo’n anderhalf jaar na het uitbreken van het coronavirus, redelijk teruggekeerd. De zorgsector heeft het in deze enorm turbulente periode extreem zwaar gehad. Corona-uitbraken in organisaties, ziek personeel, een extreem tekort aan medewerkers, noem het maar op.

Hoewel er nog steeds veel onduidelijk is rondom de vaccinaties en nieuwe varianten van het virus, is de meeste chaos hopelijk voorbij. Terugkijkend heeft deze verstoring van werk en personeel ons ook het een en ander geleerd over werken in tijden van crisis. In deze blog zetten we de belangrijkste lessen op een rij.

Breng werk en personeel in kaart

We hebben geleerd dat het allereerst belangrijk is om in een crisissituatie grip te krijgen op je personeelsinzet. Dit was vooral tijdens de eerste coronagolf een enorme uitdaging. Er bleek veel meer werk dan voorheen, en dat terwijl het beschikbare personeel afnam door ziekte en vermoeidheid. Het maken van een langetermijnplanning of een capaciteitsplanning was zo goed als onmogelijk.

In tijden van crisis is het essentieel om een duidelijk beeld te hebben van het aantal uren aan werk en de beschikbare manuren. Aangezien de situatie iedere dag kan veranderen, is het belangrijk om deze inschatting op korte termijn te maken. Breng daarnaast dagelijks je afwezigen in kaart, zodat je beeld steeds actueel blijft. Zo heb je een duidelijk overzicht en zie je meteen waar je eventueel moet bijsturen.

Centrale planning

Voor organisaties met verschillende afdelingen was het een ware uitdaging om het totaaloverzicht te bewaren. Het centraliseren van je personeelsplanning zorgde voor meer transparantie, waardoor medewerkers slimmer en efficiënter werden ingezet. Zo voorkom je dat medewerkers op de ene afdeling overbelast raken terwijl ergens anders misschien nog handen beschikbaar zijn.

Inzet van een flexpool

Bij een onvoorziene toename in het werk heb je zo snel mogelijk extra mankracht nodig. In tijden van crisis ben je als planner genoodzaakt om vaker uit te reiken naar externe krachten. Een flexpool is een goede oplossing om snel aan extra personeel te komen in geval van nood. Het opzetten van een goed werkende en betrouwbare flexpool vergt wat tijd en moeite maar het werpt zeker in tijden van crisis zijn vruchten af.

Meer weten over wat een flexpool inhoudt? Lees dan deze blog!

Hoe nu verder na de coronacrisis?

De coronacrisis laat een diepe indruk achter op het zorgpersoneel. Het is daarom belangrijk om als team de verschillende emoties, verhalen en dilemma’s te bespreken. Het heeft wellicht iets weg van een debriefing na een militaire missie. De kern van deze aanpak is om als team stil te staan bij de ervaringen en te reflecteren op de gebeurtenissen. Want dat is zeker niet niks.