Tools voor het verbeteren van de teamcommunicatie

Plansysteem

Communicatie: één van de belangrijkste aspecten van een goed functionerend team. Ook als planner heb je veel met communicatie te maken. Helaas wordt dit niet altijd goed overgedragen aan collega’s en dat is waar het misgaat. Juist als planner is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de tools en de apps waarmee je het best kan communiceren.

In deze blog bespreken we welke tools en apps het meest bijdragen aan de teamcommunicatie en welke voor- en nadelen deze hebben. Als je benieuwd bent naar een uitgebreidere uitleg over de inzet van Nedap Ons: bekijk hier het webinar terug.

Mailverkeer

Alle planners hebben een eigen mailbox. Als je een keer afwezig bent door ziekte of op vakantie gaat, komt deze informatie niet bij je (invallende) collega’s terecht. Hierdoor blijven belangrijke mails mogelijk te lang liggen, of missen collega’s de benodigde informatie. De oplossing is het aanmaken van een groepsmailbox. Wanneer jij afwezig bent, kunnen je collega’s de mails oppakken. Let er wel op dat iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruiken van mapjes en labels.

Zet bij afwezigheid ook je afwezigheidsassistent in Outlook aan. En noem hierin het groepsmailadres. Zo weet de mailer dat hij/zij de mail door kan sturen naar jouw collega’s. In Outlook is het mogelijk om de groepsmailbox aan je eigen mailbox te hangen. Bij Gmail kan je twee inboxen openen. Heb je niet de juiste rechten? Vraag je applicatiebeheerder om dit voor jou te regelen.

Als je kijkt naar de privacywetgeving, dan is Whatsapp not done in de zorg. Ze claimen een end-to-end-encryptie te hebben, maar eigenlijk mogen we via deze app niet communiceren. Deel geen cliëntgegevens als je er toch voor kiest Whatsapp te gebruiken.

De app heeft ook voordelen, zeker binnen de WMO. Veel WMO-medewerkers krijgen namelijk geen telefoon van de organisatie. Communiceren via Nedap Ons wordt dan lastiger, want medewerkers zijn niet verplicht deze app op hun eigen telefoon te zetten.

Als je collega’s wil bereiken op verschillende momenten op de dag, dan kan het erg handig zijn om een bericht te sturen via Whatsapp. De collega kan het lezen wanneer hij of zij wil en reageren wanneer voor hem of haar uitkomt. Als planner wordt het aangeraden om Whatsapp Business te gebruiken. Daar kan je bijvoorbeeld ook je afwezigheid vastleggen en dan stuurt Whatsapp Business voor jou een bericht als je afwezig bent. Ook kan je in deze app met labels werken. Bijvoorbeeld het label ‘wachten op antwoord’.

Siilo app

De volgende optie is de Siilo app. Deze app is ontwikkeld voor de gezondheidszorg. Het is hier mogelijk om te appen met een specialist en met de huisarts. Deze app is namelijk aangesloten op veel zorgverleners. Een voordeel ten opzichte van Whatsapp is dat je hier wel de gegevens van cliënten mag delen. De app lijkt op Whatsapp, maar is dan wel juist beveiligd.

Nedap Ons

De laatste mogelijkheid is Nedap Ons. Binnen VVT wordt deze app veel gebruikt. Dit is logisch, want VVT-medewerkers hebben deze app altijd bij de hand om te rapporteren, het zorgdossier op te zoeken en medicatie af te tekenen. Binnen de WMO werkt Nedap Ons minder prettig. Als je snel antwoord wilt kan je beter één van de andere apps gebruiken. Een ander nadeel is dat je niet kan zien of een bericht is aangekomen en of een bericht gelezen is. Bij de andere apps kan dat wel.

Artikel geschreven door

Gerelateerd

Kenniscentrum