Kenniscentrum

Zelfsturende teams: hoe werkt dat precies?

Zelf je tijden inplannen klinkt als het ideale scenario. Maar is dat wel zo? Wat zijn de voor- en nadelen van zelfsturende teams? En is een planner nog wel nodig als het team zelf de regie in handen heeft? Antwoord op deze, en nog veel meer vragen, gaf Jim Heemskerk tijdens het webinar over zelfsturende teams. Deze kan je hier terugkijken.

In deze blog geven we je een voorproefje.

Wat is een zelfsturend team?

De naam zegt het eigenlijk al, een zelfsturend team ‘stuurt zichzelf’. Binnen de kaders die de werkgever heeft vastgesteld, is het team zelf verantwoordelijk voor de planning. Het team stemt met elkaar het rooster, de doelen en de werkwijze af. Zelfsturende teams hebben zelf de regie in handen en ondersteunende functies (zoals een planner) faciliteren het team waar nodig.

Waarom zou je kiezen voor zelfsturing?

In het meest ideale geval ontstaat er een win-win situatie tussen werkgever en werknemers. De werknemer heeft meer zeggenschap over de werktijden en dat zorgt voor een betere afstemming tussen werk en privé. Medewerkers die een goede balans tussen werk en privé hebben, ervaren minder vermoeidheid, zijn productiever en ervaren meer werkplezier. Voor de werkgever ontstaat er meer evenwicht tussen vraag en aanbod en daarmee een efficiëntere inzet van personeel.

Ook de afname van verzuim is een duidelijk resultaat van zelfsturing. Dat komt met name door de verbeterde gezondheid als gevolg van een betere balans tussen werk en privé. Werknemers kunnen hun voorkeur voor werktijden aangeven er daardoor plannen ze werk om de privé-afspraken in. Met als gevolg: minder stress om alles gedaan te krijgen.

Wat zijn de valkuilen?

Zelforganisatie betekent dat het team zelf meer controle, maar ook verantwoordelijkheid heeft. Waar eerder de manager de beslissingen nam, doet het team dat nu zelf. Dat is niet altijd even makkelijk. Maar ook al verschillen de meningen, je zal toch als team met een weloverwogen oplossing moeten komen waar iedereen zich (enigszins) in kan vinden.

Werken binnen een zelfsturend team is geven en nemen, samen moet je tot een uitkomst komen. Elkaar kunnen en durven aanspreken is hierin uiterst belangrijk. Dat is niet altijd even makkelijk, maar als de dialoog ontbreekt zal er op de lange termijn minder begrip voor elkaar ontstaan.

Is er nog wel een planner nodig bij het zelfsturen?

Er wordt vaak gedacht dat de rol van een planner komt te vervallen binnen zelfsturende teams, maar dat is niet het geval. De rol zal echter wel wat veranderen. Waar een planner voorheen het rooster maakte en ervoor zorgde dat openstaande diensten werden opgevuld, is dat bij een zelfsturend team de taak van het team zelf. De planner krijgt een meer adviserende rol en geeft ondersteuning waar nodig.

Is mijn team passend om zichzelf te sturen?

De belangrijkste voorwaarde voor een team om zichzelf te sturen is dat er een veilige omgeving moet zijn. Iedereen is gelijk binnen een zelfsturend team en daarom is er een bepaalde mate van volwassenheid nodig. Dit kan verschillen per team. Het is daarom zaak om goed te kijken welke teams wel en niet geschikt zijn voor zelfsturing.

Aandachtspunten

  • Plannen is een vak en vraagt om specifieke competenties.
    Een nieuw, zelfsturend team, heeft vaak nog niet de skills om een goed uitgebalanceerd rooster neer te zetten. Een ervaren planner die meekijkt merkt eventuele problemen en oplossingen sneller op. Daarom is de kennis van een expert nog steeds van groot belang.

  • Roosteren vraagt veel tijd voor afstemming en overleg.
    Ervaring laat zien dat zelfsturende teams veel tijd kwijt zijn aan informeren, overleggen en besluiten over het planningsproces. Er moet worden opgepast dat de primaire taak, de zorg, hier niet aan onderdoor gaat.

  • De consequenties van een slechte planning zijn groot.
    Daarom is het de verantwoordelijkheid van het team om op tijd aan de bel te trekken, om te voorkomen dat dat de planning fout loopt en dat budgetten worden overschreden.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum