Kenniscentrum

Zo accordeer je uren efficiënt

Wij zien dat het schrijven van uren door zorgmedewerkers in de praktijk vaak misgaat. Medewerkers weten niet altijd goed waarom ze hun uren registreren en hoe dit moet. Dit maakt het ook voor planners soms een lastige klus.

Jim Heemskerk, senior planner bij Thuiszorgplanners, gaf in het afgelopen webinar een aantal tips om snel en secuur uren te accorderen in ONS Nedap.

Start hier

De eerste stap van het accorderen is om de medewerker aan te sporen om zelf de uren in te vullen. Zij kunnen dit doen in het medewerkersportaal. Vooral voor grote teams is het onmogelijk om deze taak als planner op je te nemen. Bovendien moet de medewerker ook zelf achter de uren staan. De ene medewerker zal je wat meer achter de broek aan moeten zitten dan de ander, maar op den duur scheelt het je veel tijd als de medewerker zijn eigen uren invult.

Uitzonderingen

Niet iedereen kan makkelijk zijn of haar uren invullen. Zo kan het zijn dat bepaalde collega’s niet goed overweg kunnen met de software. Wees met deze collega’s wat coulanter. Ook voor langdurig zieken is het minder essentieel om iedere week stipt alle uren in te vullen.

Vakantie is daarentegen géén goede reden van een medewerker om niet zijn uren in te vullen. Het is makkelijk om te zeggen: ‘ik laat het wel aan de planner over’, maar medewerkers kunnen op de laatste werkdag ook zelf hun vakantie in het systeem zetten en de uren vooruit inleveren.

ONS vandaag app

Vroeger moest een medewerker wachten tot 18.00 om de gewerkte uren in te vullen of aan te passen. Tegenwoordig bestaat de ONS vandaag app. Met behulp van deze app kan de medewerker direct zijn uren aanpassen. Zo is het mogelijk om tijdens de route al aan te geven dat je bij een cliënt wat langer bent gebleven.

ONS Nedap

Het accorderen wordt door ONS Nedap een stuk makkelijker gemaakt. Zo helpt het programma bijvoorbeeld met het berekenen van reistijd. Ook kent ONS Nedap een aantal praktische tools, zoals de ‘gele driehoekjes’. Dit duidt erop dat deze medewerker nog niet zelf zijn uren heeft nagekeken en gefiatteerd.

In één oogopslag zien hoeveel procent van de tijd het team zorg levert? Kijk dan eens naar het cirkeldiagram. In dit diagram wordt onderscheid gemaakt tussen geleverde zorg, indirecte zorg, vakantie en ziekte. Schrik niet: in de intramurale zorg zijn bijna alle uren indirecte tijd. Wel kan je met behulp van het cirkeldiagram ook voor de intramurale zorg zien of je moet sturen op ziekte en vakantie.

route_thuiszorg

Leren door te accorderen

Is er een groot tekort of overschot aan uren? Vraag dit dan even na bij de medewerker. Je zal zien dat vergissingen binnen een mum van tijd boven water komen. Bovendien kan een medewerker leren van zijn fouten. Door het er even over te hebben kan een fout hopelijk in de toekomst worden voorkomen.

Ook als planner kan je wat opsteken van het accorderen. Het geeft je veel informatie. Zijn er meerdere medewerkers die telkens op dezelfde route aangeven extra reistijd te hebben? Ga dan eens na of er iets in die routes aangepast moet worden.

Terugkijken?

Wil je nog meer tips en tricks over het accorderen van uren? Vraag dan hier de terugkijklink van het webinar aan.

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum