Iedere maand starten er nieuwe planners bij ThuiszorgPlanners. Sommige nieuwe collega’s hebben al jaren planervaring en anderen moeten de kneepjes van het vak nog leren. De meeste planners volgen tijdens hun eerste maand bij ThuiszorgPlanners een interne ontwikkeling waar zij de basis van het vak leren.
We geven je graag een beeld van deze interne ontwikkeling en sloten daarom een ochtend aan. We leerden veel over het maken van een intramurale planning in Nedap Ons.
De start van de dag
Iets voor tienen druppelen alle nieuwe planners binnen. Ze pakken een kopje koffie of thee en praten onderling over hun reis naar het kantoor. Iedereen heeft er zin in en zit vol goede moed!
Waar begin je mee als je een basisrooster maakt in Nedap Ons?
Als je een nieuwe dienst aanmaakt, zie je aan de rechterkant van je scherm de optie om een code en omschrijving in te vullen. Jim vertelt de planners om dit gelijk te houden en dit in te vullen als: “[dag/tussen/avond dienst] – [het niveau van de dienst] – [tijden van de dienst].” Als je het op deze manier invult, zie je in één oogopslag alle belangrijke informatie van de dienst.
Let op! Het systeem doet niets met het niveau in de code en beschrijving, omdat dit enkel een tekstveld is.
Daarna geef je bij deskundigheid het juiste niveau aan. Als je dit niet doet, dan wordt dit als ‘fout’ aangegeven in Nedap Ons. Verder moet je nog het vervoersmiddel aangeven. Bij intramuraal is dit niet echt van toepassing, maar bij de thuiszorg wel.
Tot slot geef je de tijden van de dienst aan. Zorg ervoor dat deze gelijk zijn aan de tijden die in de code en omschrijving staan. Anders zorgt dit voor verwarring.
Beschikbaarheid invullen
In de zorg heeft iedere medewerker recht op één roostervrije dag per week. In het systeem kan je dit instellen als ‘niet beschikbaar’. Zo kan je in één oogopslag zien wie er wel en niet beschikbaar zijn op een dag. Let op dat je als tijd 00:00 tot 23:59 invult zodat de vrije dag niet overloopt in de volgende dag.
Er bestaat bovendien nog een optie ‘op school’. De meeste organisaties geven leerlingen vaak 4 uur school en 4 uur vrije tijd. Andere organisaties geven leerlingen 3 uur school. Het verschil hierin is pas zichtbaar als je naar het totaal aantal uur op jaarbasis kijkt. Leerlingen die van de organisatie 4 uur per week krijgen voor school, moeten wel in de vakanties werken en leerlingen die 3 uur krijgen niet. Dit komt omdat er gecompenseerd wordt op jaarbasis. Vraag dit na bij het management.
Het logboek
In het logbroek schrijf je alles op wat je met de medewerker bespreekt. Een medewerker kan dit zelf niet inzien, maar kan wel zijn of haar dossier opvragen. Als dit gebeurt wordt het logboek wel zichtbaar voor de medewerkers. Zorg ervoor dat je altijd met respect spreekt over de medewerkers.
Als een medewerker een vrije dag opvraagt, maar deze wordt afgewezen kan je dit ook in het logboek vermelden. Waarom? Om te zien of de medewerker zichzelf dan op de desbetreffende dag ziekmeldt. Indien dit vaker voorkomt, ben je ervan op de hoogte en kan je op tijd aan de bel trekken.
Zoals we ook wel zeggen ziek zijn overkomt je, verzuim is een keuze.
Daarnaast kan je in het logboek ook benoemen dat je een medewerker met min-uren extra diensten hebt aangeboden. Zo kan je hier altijd op terug vallen als hiernaar gevraagd wordt.
En nu zelf aan de slag
Na de uitleg over het maken van een intramurale planning is het tijd voor een opdracht. De nieuwe planners krijgen een overzicht met medewerkers, het niveau dat zij hebben en de contracturen. Met deze informatie en de informatie die zij hebben gekregen tijdens de uitleg, mogen zij nu zelf aan de slag met het maken van een intramurale planning.
Aan het einde van de dag wordt de opdracht besproken en deelt Jim nog enkele tips & tricks. Een geslaagde dag voor de nieuwe planners!
