Tips en tricks voor het maken van een intramurale planning

Intramuraal plannen: hoeveel weet jij over dit onderwerp? Het eerste webinar van 2022 gebruikt Jim Heemskerk, senior planner bij ThuiszorgPlanners, om je kennis over het maken van een intramurale planning op te frissen.

Jim geeft een reeks tips. Zo vertelt hij onder meer hoe je de planning voor intramurale zorg zo slim mogelijk aanpakt met behulp van het plansysteem Nedap Ons. In deze blog geven we je een voorproefje.

Start met een basisrooster

Het opzetten van een basisrooster is een goed begin voor het maken van een intramurale planning. Start met het verwerken van de ‘harde wensen’ van de medewerkers. Harde wensen zijn wensen die benoemd zijn in de cao. Denk hierbij aan de verplichte vrije dag(deel), roostervrije dagen en weekenden. Deze dagen staan vaak voor een langere tijd vast. Het invullen van deze gegevens in een basisrooster scheelt je in de toekomst veel tijd en moeite.

Wist je dat een medewerker officieel volgens de cao maar recht heeft op één vrij dagdeel per week? De meeste organisaties geven echter de mogelijkheid tot een volledige vrije dag.

Gebruik de kleuren en labels in Nedap Ons

Nedap Ons is een ondersteunend plansysteem. Zo helpt het bij het kiezen van de passende dienst en signaleert het problemen. Het systeem maakt veel gebruik van kleur. Neem als voorbeeld het kiezen van een passende dienst bij een medewerker. De kleur groen geeft aan welke diensten het meest geschikt zijn. Wordt de dienst geel? Dan betekent dat: ‘liever niet’. Er is dan bijvoorbeeld sprake van over-kwalificatie. Een rood randje staat voor: niet beschikbaar. Ook kan je labels toevoegen aan medewerkers. Dit is handig om te gebruiken bij zzp’ers of langdurige ziekte.

Blind voor signaleringen

Het rode randje zie je op meerdere plekken terug in Nedap Ons. Deze signalering is erg praktisch. Maar wees alert op de signaleringen die je wel of niet aanzet. Over-kwalificatie komt bijvoorbeeld bij veel diensten voor. Het is niet handig om deze signalering bij alle diensten aan te zetten, want dan krijg je overal een rood randje en word je blind voor andere, belangrijkere, signaleringen.

Uitzetten naar de flexpool

Binnen de gereedschapskist van Nedap Ons kan je een dienst gemakkelijk uitzetten naar de flexpool. Alle flex-medewerkers die lid zijn van dit team krijgen vervolgens een mailtje waar zij op kunnen reageren. Ook in het rooster is het duidelijk zichtbaar dat deze diensten zijn uitgezet naar de flexpool. Er ontstaat dan namelijk een ‘F’ op de plek van de dienst.

Meer weten over flex-medewerkers? Lees dan hier verder.

Staan er bij jou ook weleens medewerkers met een klein contract aan je bureau met de vraag of er nog diensten vrij zijn? Dit kun je voorkomen door ze toe te voegen aan de flexpool. Zo krijgen zij ook de mailtjes van openstaande diensten. Als planner kan je dit zelf doen, hiervoor is geen applicatiebeheerder nodig.

Maak het makkelijk voor jezelf met behulp van Nedap Ons

1. Dienstplek toevoegen

Is er sprake van bijvoorbeeld re-integratie of een stagiaire? Dan hoef je voor deze medewerker geen nieuwe dienst aan te maken. Onder een dienst kan ook een dienstplek worden toegevoegd.

2. Gebruik van notities

Je kan korte opmerkingen aan een dienst toevoegen met de functie ‘notities’. Dit zorgt voor duidelijkheid en scheelt veel mailtjes. Zijn er bepaalde bijzonderheden voor een dienst? Dan maak je dit in één oogopslag duidelijk in de notities.

3. Publicatiedatum

Door een publicatiedatum in te stellen, bepaal je tot wanneer medewerkers het rooster kunnen inzien. Zo kan jij, als planner, rustig aan de slag zonder dat er wordt meegekeken.

Artikel geschreven door

Gerelateerd

Kenniscentrum