Stel je voor… het is 1 december 2022 en je begint aan een nieuw hoofdstuk in de dynamische wereld van de thuiszorgplanning. Ilona de Bruin, een ervaren senior planner, startte op dit moment bij ThuiszorgPlanners. Met een rijke achtergrond als teamleider van een flexpool en diverse invloedrijke rollen in de zorg op haar naam, brengt Ilona een schat aan ervaring en vernieuwing met zich mee.
Na 25 loyale jaren bij dezelfde werkgever, voelde Ilona de drang om haar vleugels uit te slaan. Ze was klaar voor een fris perspectief. En zo stuitte ze op ThuiszorgPlanners – een plek die de uitdaging bood die ze zocht, een baan waar ze kon bijdragen, leren en groeien.
We spreken met Ilona over haar allereerste opdracht bij ThuiszorgPlanners en haar ontembare passie voor de zorg.
Vorderingen handboek
Het handboek is nog volop in ontwikkeling. Daarnaast werd Ilona de sidekick van de coördinatoren, de planners en de keyusers binnen Alliade in Drachten. Ze brengt haar uitgebreide kennis en ervaring in om de organisatie te helpen waar nodig en geeft met name advies over de implementatie van Nedap Ons en het roosterproces.
Het proces van implementatie
Bij de implementatie van een nieuw systeem wordt doorgaans een leidraad gevolgd, die wordt opgesteld door de implementatiepartner. Bij Alliade is Quattri de implementatiepartner die het proces begeleidt. Belangrijke factoren voor het opstellen van deze leidraad zijn onder andere de omvang van de organisatie en de verschillende soorten zorg die de organisatie biedt.
“Alliade biedt een breed scala aan zorg, waaronder gehandicaptenzorg, ouderenzorg, jeugdzorg, geestelijke gezondheidszorg (ggz), verpleging, verzorging en thuiszorg. Het systeem heeft dus een aanzienlijke impact op veel mensen binnen de organisatie”, aldus Ilona.
Uitdagingen in de implementatie
Nedap Ons is meer gestandaardiseerd dan eerdere plansystemen. Dat klinkt als een makkie om onder de knie te krijgen, maar de praktijk leert dat zowel planners als zorgmedewerkers vaak moeite hebben met het veranderen van hun bestaande werkwijze.
Ilona: “Voor de zorgmedewerkers draait het vooral om het leren lezen van hun eigen uren en het opbouwen van vertrouwen in het systeem. Het rooster speelt een aanzienlijke rol (70%) in het werkplezier en de werksfeer. Het rooster raakt iedereen, zowel zorgmedewerkers, cliënten als de organisatie.”
“Het is begrijpelijk dat het wennen is, aangezien er voor iedereen wel iets verandert. Maar het gaat de goede kant op. Aan het begin startten we iedere dag met een dagstart over de implementatie. Inmiddels is dit teruggebracht naar slechts één keer per week.”
“Ik probeer hen waar nodig een duwtje in de goede richting te geven en daarnaast hou ik in de gaten waar de gebruikers tegenaan lopen. Dit bespreek ik met de manager capaciteitsbureau, coördinatoren capaciteitsmanagement en/of de projectleider en neem het zo nodig mee in volgende trainingen en coaching ‘on the job’. De reacties op de trainingen zijn positief. De gebruikers waarderen de hulp en het luisterend oor.”
Vervolg van haar opdracht
Ilona ziet haar eerste maanden bij ThuiszorgPlanners als een periode van enorme groei. “Door de afwisseling heb ik voor mijn gevoel in vijf maanden meer geleerd dan in de afgelopen 25 jaar betreft planning en de verschillende zorggebieden! Ik heb in deze korte periode al veel bijgeleerd, maar ook mijn kennis kunnen delen.”
“Mijn opdracht bij Alliade loopt tot 1 oktober. Ik voel de waardering, maar het antwoord op de vraag of ik langer kan blijven hangt samen met de behoefte die er is. Ondanks dat ik bijna elke dag 308 kilometer rij vanuit het oosten van het land naar Alliade in het hoge noorden, is het de reistijd zeker waard. Hoewel ik meestal fysiek aanwezig ben bij trainingen en vergaderingen, maak ik gebruik van de tijd in de auto om veel telefoontjes te plegen. Op die manier blijft het behapbaar.”
Meer over Nedap Ons?
Nedap Ons is momenteel hét planprogramma voor onze planners. Als je er ook mee werkt, dan is het je vast niet ontgaan dat er oneindig veel mogelijkheden in het programma zitten. In dit artikel hebben we drie optimalisaties in Nedap Ons voor je uitgelicht. Zeker het lezen waard!
