Van papierwerk naar plansystemen in de thuiszorg: tips van expert Jim Heemskerk

Het gebruik van dienstcodes kan sterk verschillen, zowel tussen de plansystemen als tussen diverse organisaties. Sommige organisaties hebben vaste richtlijnen voor dienstcodes, terwijl andere meer vrijheid geven aan planners.

De tip van Jim: voeg het minimale niveau toe aan de diensten. Zo zie je in één oogopslag wat voor soort medewerkers je in ieder geval nodig hebt. Het is bijvoorbeeld ideaal om een Verzorgende Individuele Gezondheidszorg (VIG’er) in te zetten, aangezien zij een hogere opleiding hebben dan bijvoorbeeld een Helpende. Een VIG’er mag meer handelingen uitvoeren. Is een Helpende ook geschikt? Noteer dan deze als dienstcode.

Tegenwoordig hebben de meeste plansystemen ook een mobiele app. Hiermee kunnen medewerkers veel zaken zelf regelen. Moedig hen aan om hiervan gebruik te maken voor zaken als vakantieaanvragen en het aanpassen van werkuren. Dat scheelt jou weer tijd, zeker omdat aanvragen vaak via de mail gaan. Het is waardevol om als planner de tijd te nemen om medewerkers uit te leggen hoe de app werkt. Dit levert op de lange termijn voordelen op.

Belangrijk om te onthouden: in zowel het plansysteem Ortec als SDB kunnen meer of minder gewerkte uren aan het eind van een periode nog worden gecorrigeerd door de planner. Echter, in het geval van Nedap Ons is het van extra belang dat medewerkers zelf op tijd hun uren aanpassen. Deze mogelijkheid komt namelijk aan het einde van de dag komt te vervallen. De planner kan dit dan ook later niet meer corrigeren.

Het rooster moet uiterlijk 28 dagen van tevoren beschikbaar zijn voor de medewerkers. Bovendien mogen er volgens de cao binnen die periode geen wijzigingen meer worden doorgevoerd zonder overleg met de medewerker.

Binnen veel plansystemen wordt vaak al ruim van tevoren een rooster gepubliceerd. Soms wel tot drie maanden van tevoren. Bedenk je wel: strikt genomen kunnen pas binnen de laatste 28 dagen rechten aan het rooster worden ontleend volgens de cao. Maar, benadrukt Jim, als het rooster al is gepubliceerd en de 28 dagen nog niet voorbij zijn, is het nog steeds netjes is om even met de medewerker te overleggen bij wijzigingen.