Grotere organisaties hebben meestal een eigen flexpool. Planners kunnen diensten uitzetten aan deze pool en de invulling hiervan wordt door de flexpool zelf geregeld. Maar… het komt ook voor dat planners hun eigen flexpool beheren. Dit houdt in dat er flexers aan een bepaalde afdeling hangen die je als planner snel en makkelijk kan benaderen. Ook hierbij kan je aan oud-stagiaires en -leerlingen denken.
Jim vertelt uit ervaring dat het benaderen van oud-stagiaires en -leerlingen een goede zet is. Zij zijn vaak in de vakantieperiodes vrij, maar willen vaak wel door blijven werken. Een win-win situatie dus! Daarnaast kennen zij de afdeling en de cliënten al, wat de kwaliteit van de zorg zal waarborgen.
De flexpool aanvullen met externen
In drukkere periodes zoals de zomer komt het soms voor dat je niet genoeg hebt aan alleen je flexmedewerkers. We horen vaak dat planners het in deze periode lastig vinden om de roosters rond te krijgen. Denk dan ook aan externe krachten. Jouw vraag kan je bijvoorbeeld uitzetten bij een uitzendbureau, maar je kan ook zzp’ers inhuren.
Op het moment dat je je flexpool gaat aanvullen met externen is het belangrijk om goed te controleren of iedereen de juiste diploma’s heeft en welke handelingen zij mogen uitvoeren. Zij gaan de bewoners behandelen en je wilt natuurlijk dat er goede zorg wordt geleverd.
Aandachtspunten bij het flexibel plannen van een externe medewerker
Voordat je een vraag in je flexpool uitzet, is het belangrijk dat je als planner eerst kijkt naar de min- en plusuren van je eigen medewerkers. Wat regelmatig gebeurt is dat diensten worden uitgezet naar een flexbureau, terwijl er nog vaste medewerkers zijn met min-uren. Een gemiste kans.
Jim stelt dat niet alle planpakketten een goed overzicht geven van de min- en plusuren. Maar je kunt natuurlijk altijd eerst je medewerkers mailen of benaderen met de gaten die je in je rooster hebt. Er is vaak wel iemand die extra wil werken of iemand met min-uren die deze graag wil inzetten.
Zijn er daarna nog gaten in het rooster? Dan kan je de vraag uitzetten naar de flexmedewerkers die in dienst zijn voor de organisatie. Geef deze medewerkers voldoende tijd om te reageren en let erop voor hoeveel diensten een flexmedewerker zichzelf inplant. Het is van belang dat de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd. Nog steeds gaten in je planning? Dan pas stap je naar externe bureaus.
Belangrijk! Als een flexmedewerker met een klein contract tijdens de zomerperiode meer uren gaat werken, dan kan hij of zij na enkele maanden dat contract claimen. Dit kan voordelig zijn, maar in veel gevallen hebben medewerkers na de zomerperiode niet meer zoveel uur over. Ga met de medewerker in gesprek. Je wilt voorkomen dat medewerkers een groter contract aannemen, maar in realiteit min-uren opbouwen.
Een flexpool biedt veel oplossingen. Vooral tijdens drukkere periodes. Ze zijn makkelijk te bereiken, vullen zelf de open diensten in en ze zijn in elke zin van het woord flexibel. Maar… vergeet niet om eerst je vaste medewerkers te benaderen als je gaten in het rooster hebt en daarna pas de flexpool. En blijf altijd checken of de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd als flexmedewerkers zichzelf inplannen.
Wil je meer weten over de optimale inrichting van een flexpool. Lees het artikel hier.
