Kenniscentrum

De optimale inrichting van je flexpool

Je vaste medewerkers kunnen door omstandigheden de diensten niet opvullen. Zet je dan gelijk dure uitzendkrachten in? Dat hoeft niet! Er zit nog een stap tussen: de flexpool.

Een flexpool is een flexibele groep medewerkers die je kunt oproepen wanneer je ze nodig hebt. Tijdens het alweer 25ste webinar legt Jim je uit waarom een flexpool uitkomst kan bieden en hoe je deze zo efficiënt mogelijk in kan zetten. Bekijk hier het webinar terug.

Een flexpool als perfecte back-up

Je herkent het vast wel: ziekmeldingen op het laatste moment, feestdagen waarop iedereen tegelijk vrij wil, maar ook plotseling langdurig zieken. En dit terwijl de werkzaamheden in de thuiszorg niet kunnen wachten. Deze onvermijdelijke situaties komen in elk team voor en daarom kan je je er van tevoren wel op voorbereiden. Dit doe je met een flexpool.

Een flexpool is een flexibele schil binnen het personeelsbestand, bedoeld voor het opvullen van de werkvraag bij personeelstekort, tijdens vakanties en andere piekmomenten.

Denk hierbij aan:

  • (Langdurig) zieken
  • Zwangerschapsverlof
  • Vakantie- en feestdagen
  • Verlaging van de werkdruk
  • Opstarten van een nieuwe vestiging
  • Tijdbesparing bij het maken van een rooster

Een flexpool kan je dus inzetten bij een tekort aan medewerkers. Een bijkomend voordeel van deze flexpool is dat deze medewerkers in elke zin van het woord flexibel zijn. Je kan dus ook weer makkelijk afschalen als de extra hulp niet meer nodig is.

De flexmodule

In de meeste grote zorgorganisaties zijn veel flex-medewerkers aanwezig. Vaak zijn deze medewerkers verspreid over verschillende teams. Een relatief nieuwe flexmodule is om één gecentreerde flexpool binnen een instelling op te zetten. Dit biedt vooral voor de grotere zorgorganisaties uitkomst.

Het voordeel van deze gecentreerde flexpool is het creëren van rust en structuur. Niet alleen voor jezelf als planner maar ook voor de medewerkers. Met deze centrale flexpool houd je makkelijk contact. Zo kan je bijvoorbeeld eens per maand, op een vast moment, een berichtje versturen met de openstaande diensten. Door dit in een gezamenlijke groep te sturen, is iedereen op de hoogte welke diensten er worden opgevuld.

Werken met een flexpool in Nedap

Ook in Nedap heeft het hebben van één flexpool voordelen. Zo kan je makkelijk sturen op het aantal uren in de flexpool. Je hebt met een flexpool een helder en duidelijk overzicht van plus- en minuren van de flex-medewerkers. Je hoeft hierdoor niet meer in elk team te kijken naar de uren van flex.

‘Flex-aanvraag’ is een handige functie in Nedap om snel een openstaande dienst uit te zetten naar je flexpool. Met deze functie krijgen alle deskundige flexwerkers een mailtje met daarin de vraag of ze deze dienst op kunnen te vullen. Het antwoord wordt teruggekoppeld in Nedap.

Nedap geeft ook de mogelijkheid om een rapportage te maken van de openstaande diensten. Er wordt met één druk op de knop een overzicht in Excel gemaakt van de openstaande diensten. Daarin staat de datum van de dienst, de begin- en eindtijd, de gevraagde deskundigheid en in welk team de dienst valt.

Let op, dit is een statisch bestand. Het document verandert niet mee wanneer er achter de schermen iets wordt aangepast. Wil je wel een aangepast overzicht? Dan zou je deze opnieuw in Nedap moeten genereren.

Meer Nedap tips? Lees deze blog!

Last but not least

De belangrijkste tip voor een optimale flexpool is het betrekken van deze groep binnen de organisatie. Maak de flex medewerkers net zo belangrijk als je vaste medewerkers. Want dat zijn ze ook! Ze redden je uit de brand wanneer je helemaal vastloopt met de planning en ze besparen je veel geld.

Meer handige plantips?

Vond je deze blog interessant en wil je meer tips en tricks over het plannen in de zorg? Kijk dan eens op onze kennispagina, hier vind je nog veel meer blogs!

Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum