Kenniscentrum

Let op bij het fiatteren van uren

Als planner ben je een belangrijke spil in de zorgorganisatie. Jij zorgt ervoor dat de zorgmedewerkers zo goed en efficiënt mogelijk hun werk uit kunnen voeren. Bovendien zorg jij er indirect ook voor dat zij betaald krijgen. Dit doe je door de uren van de zorgmedewerkers te fiatteren. Als jij de uren niet goedkeurt, dan krijgt de medewerker niet uitbetaald. Maar goedkeuren doe je natuurlijk niet zomaar.

Bij het fiatteren kom je idealiter medewerkers tegen die voldoen aan hun contracturen, zoveel mogelijk tijd hebben geschreven op cliënten, weinig mutaties hebben én geen foute informatie hebben ingevuld. Dit is de droom van iedere planner. Maar…

Uren registeren: de praktijk

Medewerkers krijgen bij het registreren van hun uren veel ruimte binnen Nedap. Naast de tijd die de planner heeft ingevuld, kunnen zij ook zelf tijd aanpassen, cliënttijd toevoegen, reistijd toevoegen en zelf opgeven hoeveel ze met vakantie zijn geweest, wanneer ze zich ziek hebben gemeld en hoeveel tijd zij op kantoor hebben doorgebracht (indirecte tijd). Er is soms sprake van veel wildgroei en medewerkers zijn niet altijd op de hoogte hoe ze dit juist bijhouden en invullen.

Onplanbare uren

Als de medewerker extra uren toevoegt binnen Nedap, dan heet dit PV onplanbaar of VP onplanbaar. Als de medewerker uren bijschrijft, dan zijn deze uren geen onderdeel van het zorgplan van de cliënt. Dat betekent dat het extra belangrijk is dat de uren verantwoord worden. De optie tot een verplichte rapportage bij onplanbare uren kan aangezet worden door de applicatiebeheerder.

In Nedap heten deze onplanbare uren in het overzicht ‘mutaties’. Wanneer je ziet dat een medewerker een hoge mutatiegraad heeft, zoom dan in op die medewerker en ga na waar dit vandaan komt. Ook veel minder of meer tijd dan het contract is een reden om in te zoomen. Als je op de naam hebt geklikt, dan zie je waar de medewerker uren op heeft ingeboekt. Ook is het mogelijk om door te klikken naar een dagoverzicht.

Schrijf uren op de cliënt

We zien dat veel tijd indirect wordt geschreven, terwijl het bedoeld is voor een cliënt. Als je de huisarts voor een cliënt belt, terwijl je op kantoor zit, dan voelt het misschien als ‘kantoortijd’. In feite is het werk voor een cliënt: dus cliënttijd. Als je medewerkers hier steeds op attendeert: schrijf zoveel mogelijk weg op cliënten. Dan wordt je bolletje binnen Nedap steeds groener. Sommige werkzaamheden staan misschien niet in het zorgplan, maar zorgverzekeraars hanteren vaak een bandbreedte van 10 procent voor onvoorziene zaken.

Verbetertraject

Als planner ben je per team van 15 man zo 1,5 uur per week kwijt aan het fiatteren van de uren van medewerkers. Probeer in het begin nog iets meer tijd te investeren en zorg voor verbetering. Dit verbetertraject, waarbij je medewerkers steeds weer wijst op de regels, kost tijd. Er zullen veel mailtjes en Nedap-berichten heen en weer gaan. Misschien zal je een enkele keer zelfs naast een medewerker moeten gaan zitten om het systeem goed uit te leggen. Maar na verloop van tijd gaat dit je tijd besparen.

Checklist uren fiatteren

Als je uren gaat fiatteren van je team, stel dan in ieder geval de volgende vragen.

  • Voldoen de medewerkers aan hun contracturen?
  • Is zoveel mogelijk tijd geschreven op een cliënt in plaats van indirect?
  • Is de mutatiegraad niet abnormaal hoog?
  • Heeft iedereen zijn vakantie geschreven?
  • Zijn de ziekte-uren geschreven?
  • Is reistijd goed geschreven? Geen abnormaalheden?
Artikel geschreven door
Gerelateerd
Kenniscentrum