Vanaf het moment dat je als planner bij de organisatie begint, moet je Sherlock Holmes zijn. Tussen alle informatie ga je op zoek naar de juiste puzzelstukjes. Wat heb je nodig om je vak zo efficiënt mogelijk uit te voeren? Welke uren mogen je collega’s schrijven? En waar zitten de addertjes onder het gras?
Je kent het wel, de planning liep anders dan verwacht. Een cliënt had langer zorg nodig, er kwam een cliënt tussendoor en de reistijd was langer dan gepland. Niet de meest ideale situatie, maar deze uren moeten wel geregistreerd worden. Hoe ga je als planner met deze uren om?
Ga op onderzoek uit
In Nedap Ons worden alle uren geregistreerd. Zowel de ingeplande uren als de extra uren worden hierin bijgehouden, maar… niet alle uren mogen geschreven worden door je collega’s. De eerste stap naar een strakke urenregistratie is het geven van duidelijkheid over de schrijfbare uren. Kijk binnen de organisatie welke uren je mag schrijven en communiceer dit met de medewerkers. Zo voorkom je veel werk achteraf.
Je rechterhand
Je bent niet alleen verantwoordelijk voor de urenregistratie. In het medewerkersportaal binnen Nedap Ons kan zowel de planner als de medewerker uren inzien, wijzigen en schrijven. De medewerker is dus je rechterhand. Als alle schrijfbare uren voor de medewerker duidelijk zijn, hoef je als planner deze alleen nog maar te controleren.
Maak het jezelf gemakkelijk
Iedereen wilt natuurlijk het werk efficiënter en makkelijker maken. Bij de urenregistratie in Nedap Ons kan dit door twee groepen een deel van je werk te laten doen. En zeg eens eerlijk, wie wilt dat nou niet.
Groep 1
Wat je vak als planner eenvoudiger maakt, is als de medewerker de urenregistratie zelf doet. Ook bij ziekte en vakantie kan de medewerker dit zelf invoeren. Als een medewerker voor langere tijd uit de roulatie is, komt deze taak vaak bij de planner te liggen. De medewerker zal namelijk niet regelmatig inloggen om de uren te registreren.
Groep 2
Je zult vast denken: wie valt dan onder de tweede groep? Applicatiebeheer. Achter de schermen valt natuurlijk ook van alles in te stellen. En door het achter de schermen goed in te richten, hoeft er voor de schermen minder te gebeuren.
Een handig voorbeeld hiervan is de verplichte rapportage. Applicatiebeheer stelt een verplichte rapportage in bij het registreren van extra uren. Zodra de medewerker extra uren schrijft, is die verplicht deze toe te lichten.
Wees Sherlock Holmes
Een goede Sherlock Holmes weet wat de regels zijn, hoeft alleen nog maar uren te controleren, weet wat de mogelijkheden zijn voor én achter de schermen en heeft de medewerker als rechterhand. Zo wordt het ondankbare deel van uren fiatteren een stuk leuker.
